¿Cómo configurar reglas en el correo de Outlook?

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Si tu bandeja de entrada a veces es un caos, existen formas de administrarla a través de correo electrónico Outlook de Microsoft. Porque todos los días recibimos correos electrónicos que son intrascendentes (notificaciones automáticas, hilos de conversación en los que no deberíamos estar, acuses de recibo, etc.) que nos saturan la bandeja de entrada.

Las reglas de correo Outlook permiten mover, marcar y responder automáticamente los correos electrónicos de outlook y liberar la bandeja de entrada de correos irrelevantes, lo que facilita tener la bandeja de entrada más organizada y ser más eficiente.

¿Para qué sirven las reglas de correo Outlook?

Administrar el correo profesional electrónico mediante reglas permite gestionarlo de una manera más eficiente. A continuación puedes ver las facilidades que ofrece crear reglas de acciones en Outlook:

• Se pueden configurar reglas para la dirección de correo Outlook que cambien el nivel de importancia de los mensajes entrantes, que se muevan automáticamente a otras carpetas o que se eliminen en función de los criterios que definas.

• Permiten eliminar de la bandeja de entrada aquellos correos electrónicos no deseados, enviándolos directamente a la papelera o a otra carpeta para revisar en otro momento.

• Puedes ordenar automáticamente los correos electrónicos entrantes llevándolos a la carpeta adecuada.

Cómo crear en Outlook una regla a partir de un mensaje de correo

Una regla es una acción que Outlook realiza automáticamente en mensajes de correo electrónico en función de las condiciones que especifiques, como mover todos los mensajes de correo de una persona determinada a una carpeta distinta de la Bandeja de entrada o enviar a una lista de distribución concreta. A continuación puedes ver cómo crear una regla en Outlook:

1. Hacer clic con el botón derecho en el correo electrónico, sitúe el cursor sobre "Reglas" y seleccione "Crear regla".

2. Seleccionar una condición y lo que quieras que se haga con el mensaje de correo en función de la condición.

Por ejemplo, para mover mensajes con un determinado título a una carpeta de correo específica, seleccione la condición "El asunto contiene", seleccione "Mover el elemento a una carpeta seleccionada", selecciona o crea una carpeta y, después, selecciona "Aceptar".

3. Cuando se haya terminado de crear la regla, seleccionar "Aceptar".

4. Para usar la regla de inmediato, activa la casilla "Ejecutar esta nueva regla ahora en los mensajes que ya están en la carpeta actual" y, después, seleccione "Aceptar". Y el mensaje aparecerá ahora en esa carpeta.

5. Las reglas se ejecutan sólo en la bandeja de entrada. Las reglas no se ejecutan en otras carpetas.

Cómo crear una regla en Outlook mediante una plantilla o el asistente para reglas 

Además de crear una regla a partir de un mensaje, también es posible crear una regla a partir de una plantilla de Outlook de la siguiente manera:

1, Selecciona "Archivo > Administrar reglas y alertas". Después hacer clic en "Nueva regla" y desde allí seleccionar una de las diferentes plantillas que hay:

• "Mantenerse organizado": estas reglas ayudan a filtrar, archivar y controlar el seguimiento de mensajes.
• "Mantenerse actualizado": esta regla te notifica cuando recibe un mensaje que se ajusta a un conjunto de criterios específicos.
• "Reglas personalizadas": estas son reglas que se crean sin una plantilla, eligiendo los criterios.

2. En la segunda página del Asistente para reglas, se pueden agregar "condiciones adicionales" a la regla. Por ejemplo, puedes seleccionar los mensajes enviados por una persona determinada que también contengan palabras específicas en el cuerpo del mensaje o el asunto.

3. En la tercera página del Asistente para reglas puedes seleccionar "acciones adicionales" en el mensaje. Por ejemplo, puedes marcar los mensajes para seguimiento y marcar un mensaje como de importancia alta.

4. En la cuarta página del Asistente para reglas, puedes agregar las excepciones a la regla. 

5. En la última página del Asistente para reglas, escribe un nombre para la regla.

¿Cómo eliminar una regla de correo Outlook?

En el correo de Outlook  de Microsoft se puede eliminar una regla cuando ya no la necesites de la siguiente manera:

1. En la pestaña "Archivo", elegir "Administrar reglas y alertas".
2. En el cuadro de diálogo "Reglas y alertas" de la pestaña "Reglas de correo electrónico", elegir la regla que se quiera eliminar.
3. Elegir "Eliminar" y   "Aceptar".

2 Tipos de reglas de correo Outlook

1. Las reglas basadas en el servidor de entrada se ejecutan en su buzón de correo en el servidor siempre que Outlook no se está ejecutando. Se aplican a los mensajes que primero van a su bandeja de entrada y las reglas no se ejecutan hasta que pasan por el servidor.

2. Las reglas para clientes se ejecutan sólo en su computadora, no para dispositivos móviles. Estas son reglas que se ejecutan en Outlook en lugar de en su servidor de entrada y sólo se ejecutarán cuando Outlook se esté ejecutando. 

Toda esta gestión del buzón de entrada de Outlook te puede ayudar a mejorar la productividad en el puesto de trabajo, porque Microsoft 365 te ayuda a mejorar tu tu trabajo y el de tu empresa.

¡Hasta pronto!