Ocho técnicas para mejorar el control de inventario de tu empresa

[Cristina_Movistar]

Cuando el producto es la estrella de un negocio, el control y la organización del inventario se hacen imprescindibles para que nunca falten ni sobren existencias, ajustando tu oferta a la demanda, para poder minimizar costes y optimizar tu negocio y lo más importante, satisfacer a tus clientes.

El control de inventario agrupa todos los procesos que sustentan el suministro, el almacenamiento y la accesibilidad de los artículos necesarios para poder desarrollar tu actividad económica, con independencia de si monetizas un bien o si desarrollas un servicio, en ambos casos, en mayor o menor medida, tendrás que controlar todos los artículos que necesitas a diario.

Beneficios del control del inventario para una empresa

Esta claro que una buena gestión de inventario te ahorra dinero, pero otros beneficios serían los siguientes: 

1.- Evitar el deterioro y pérdidas de productos innecesarios.

2.- Reaccionar a tiempo ante un posible desabastecimiento en tu stock.

3.- Beneficiar la relación con el cliente que siempre encontrará los productos que tú vendes y él demanda.

4.- Controlar la estacionalidad de tu producto, optimizando el protocolo de suministro, ahorrando costes, ya que sabrás la demanda que tienes de determinado producto en un momento concreto.

5.- Ahorrar en costes de almacenamiento al tener la producción más ajustada.

6.- Mejorar el flujo de efectivo o flujo de caja, que afecta tanto a las ventas (cuánto puedes vender) y gastos (cuánto puedes comprar). Esto no sólo te asegura no perder ventas (crítico para el flujo de efectivo), sino que también te ayuda a planificar con anticipación la compra de más producto, asegurando que tengas dinero para pagarlo. Una mejor gestión de inventario conduce a una mejor gestión del flujo de efectivo.

7.- Elegir un método de control de existencias.

Cómo llevar a cabo el control de inventario de una empresa de servicios

Tanto para vender productos como para suministrar servicios, debes poner en marcha los procesos necesarios para minimizar los tiempos y los costos en el stock de tu negocio con el control de tu inventario, que debe basarse en los siguientes tres puntos:

– Suministro. Debes saber cómo es más rentable que te sean suministrados los materiales que necesitas: con un envío al mes, uno a la semana… desde qué proveedor, por qué vía…

– Accesibilidad. Busca una lógica para que te sea sencillo encontrar lo que buscas en tu zona de almacenamiento y, sobre todo, para que sepas rápidamente de qué existencias dispones para cubrir la demanda.

– Almacenamiento. Debes controlar lo que entra y lo que sale, manteniendo el catálogo de los productos que manejas vivo y actualizado.

Estrategias que mejoran el control del inventario para  empresas

Aunque el sistema óptimo es diferente para cada empresa, cada una de ellas, en tanto sea posible, debe esforzarse por eliminar errores humanos. Esto significa tener un software de manejo y control de inventario.

Independientemente del sistema que utilices, las siguientes ocho técnicas de administración de inventarios te ayudarán a mejorar el flujo de caja de tu negocio.

1. Ajusta los niveles de existencias

Una buena técnica de administración de inventarios comienza con manejar fácilmente tus existencias. Cuando tu inventario caiga por debajo de este nivel predeterminado, sabes que es momento de ordenar más de este producto. Típicamente vas a ordenar la cantidad mínima, mientras que te das una idea de qué tan rápido se venden estos productos y cuánto tiempo tardas en volverlo a tener en inventario. A su vez, es bueno contrastar los niveles a lo largo del año, pues las condiciones puedes cambiar con el tiempo. 

2. Audita con frecuencia

En la mayoría de los casos, los informes de tu almacén se confían a un software especializado, con el objetivo de conocer la cantidad de productos existentes.  Sin embargo, es importante asegurar  que los números que arroja el software coinciden en la vida real. Hay varios métodos para hacer esto.

Inventario físico

Muchas empresas hacen esto a fin de año al enlazarlo con los resultados de contabilidad e impuestos. Lo único es que si aparecen discrepancias, puede ser difícil establecer claramente el problema, ya que se debe buscar en los resultados de un año.

Punto de comprobación

Esto significa simplemente elegir un producto, contar su existencia en inventarios y comparar el número a lo que se supone que debe ser. Esto no se hace de manera programada y es complementario al inventario físico. En particular, es posible que quieras comprobar cuáles son los productos problemáticos o de movimiento rápido.

Ciclo de conteo

En vez de hacer un inventario físico completo, algunas empresas utilizan ciclos de conteo para auditar su inventario. En lugar de un conteo completo al cierre del ejercicio, el conteo de ciclo se extiende durante todo el año. Cada día, semana o mes  se hace el conteo de un producto diferente, en un horario rotativo. Existen diferentes métodos para determinar qué elementos contar, pero, en términos generales, los elementos de mayor valor se contarán con más frecuencia.

3. Valora tus existencias

Existen los siguientes dos métodos:

Principio First-In First-Out (FIFO)

Con este método las existencias mantienen su valor de entrada mientras estén en el almacén, por lo que cuando se producen salidas o ventas, las primeras que salen son las que llevan más tiempo, es decir, los productos con mayor antigüedad (First-in) se venden primero (first-out). Así, nos aseguramos de que no quedan mercancías permanentemente en stock, si no que éste va siendo renovado constantemente.

Método del Precio Medio Ponderado

No se conserva el valor de entrada del material, sino que se calcula una media ponderada de las existencias, ya en almacén, con los productos que entran.

4. Planifica las contingencias

Existen muchos problemas relacionados con el manejo de inventarios. Estos problemas pueden paralizar a cualquier empresa que no esté preparada. No es cuestión de si surgen o no problemas, la cuestión es cuándo va a suceder. Averigua en dónde están tus riesgos y prepara un plan de contingencia. ¿Cómo vas a reaccionar? ¿Qué medidas vas a tomar para resolver el problema? ¿Cómo afectará esto a algunas partes de tu negocio? Recuerda que las relaciones sólidas tardan, pero llegan y se quedan.

 Como ejemplos:

• Tus ventas aumentan inesperadamente y te quedas sin producto en stock.
• Un error en el cálculo del inventario, que puede significar que tiene menos producto de lo que pensabas.
• Tu almacén no tiene suficiente espacio para acomodar tus ventas pico y estacionales
• El fabricante descontinua un producto sin previo aviso.

5. Prioriza con ABC

Algunos productos necesitan más atención que otros. Utiliza un análisis ABC para dar prioridad a la gestión de tu inventario. Separa los productos que requieren atención de los que no. Para ello, revisa la lista de productos y agrega cada producto en una de estas tres categorías:

A – Productos de alto valor con baja frecuencia de ventas.

B – Productos de valor moderado con una frecuenta de ventas moderada.

C – Productos de valor bajo con altas ventas.

Los productos de la categoría A requieren atención regular debido a que su impacto financiero es importante, pero las ventas son impredecibles. Los artículos en la categoría C requieren menos supervisión, ya que tienen un impacto financiero más pequeño, pero que están en constante rotación. Los artículos en la categoría B caen en algún lugar en medio.

6. Pronostica todo lo posible

Gran parte de la buena gestión de inventario se reduce a predecir con exactitud su demanda. No se equivoquen, esto es increíblemente difícil de hacer. Hay tantas variables que intervienen que seguramente nunca sabrás a ciencia cierta el futuro de tus productos, pero puedes acercarte. A continuación algunos elementos que debes tomar en cuenta al proyectar tus ventas:

• Tendencias en el mercado
• Ventas del año pasado durante la misma semana
• Tasa de crecimiento de este año
• Ventas garantizadas de contratos y suscripciones
• Estacionalidad y economía en general
• Próximas promociones
• Inversión publicitaria

Si existe algo que te ayuda a crear un pronóstico más preciso, asegúrate de estar incluyéndolo.

7. Gestiona las relaciones

Parte del éxito de la gestión de inventarios es la capacidad de adaptarse rápidamente. Si necesitas devolver un artículo que se vende lento, con el objetivo de hacer espacio para nuevos productos, reponer un best-seller rápidamente, solucionar problemas de fabricación o temporalmente ampliar tu espacio de almacenamiento, es importante.

Tener una buena relación con tus proveedores es clave, para que estén dispuestos a trabajar contigo para solucionar tus problemas, por medio de una buena comunicación. Permite que tu proveedor sepa cuándo estás esperando un aumento en las ventas, con el fin de ajustar tu producción. Déjales saber cuando te estás quedando sin producto y cada cuanto debes hacer arreglos para surtirlo. 

8.  Dropshipping como estrategia

Una estrategia de dropshipping puede ser el escenario ideal desde una perspectiva de gestión de inventario. En lugar de  manejar el inventario y enviar los productos por ti mismo –ya sea internamente o a través de un socio logístico–  el proveedor o vendedor al por mayor se encarga de hacerlo. Básicamente, se elimina por completo el proceso de inventario. 

Muchos mayoristas y fabricantes anuncian que utilizan dropshipping y lo hacen como un servicio. Pero incluso si tu proveedor no hace esto, todavía puede ser una opción. No tengas miedo de preguntar. Aunque los productos cuestan más, de esta manera eliminas los gastos relacionados con el manejo de inventario, almacenamiento y cumplimiento de pedidos.

Empieza a ahorrar con la gestión del inventario: elige la técnica que más se adapte a tu empresa y empieza a utilizarla desde hoy mismo.

¡Hasta pronto!