4 tips que facilitan el teletrabajo con Teams

[Mar_Telefonica Empresas]

En posts anteriores te contamos que Teams es la herramienta de trabajo en equipo de Microsoft 365, un chat privado y seguro que facilita el teletrabajo porque permite trabajar desde cualquier lugar o dispositivo. También facilita colaborar, mantener conversaciones, almacenar y compartir contenido de forma más eficiente.

En este post vamos a seguir contándote nuevas funcionalidades para sacar el máximo partido a esta herramienta de colaboración.

¿Cómo descargar Microsoft Teams?

Accede a la web de Microsoft Teams y desde aquí puedes descargar el programa para utilizarlo vía web o en dispositivo móvil.

También, dispones de Teams para el hogar o pequeñas empresas o para uso en el ámbito educativo o para el trabajo. ¡Elige tu opción!

Descargar informes de asistencia a reuniones en Teams

El organizador de una reunión de Teams, puede descargar un informe de asistencia durante la reunión, así como un informe final después de acabar la reunión. 

Al finalizar una reunión, los organizadores pueden ver el informe de asistencia que permite hacer un seguimiento de cuántos se registraron y cuántos asistieron, y además de los participantes que asistieron es posible saber si asistieron a la totalidad o a parte de la reunión.

Durante la reunión

Si el panel de participantes no está abierto, hay que seleccionar "Mostrar participantes" en los controles de la reunión. Después seleccionar la "flecha abajo" junto a "Personas" para descargar la información de asistencia actual como un archivo .CSV (que puede abrir en Excel). El archivo se descarga en la carpeta Descargas del dispositivo.

Después de la reunión

El informe de asistencia se puede encontrar en varios lugares:

• En la invitación a la reunión.
• En en "Calendario", hay que abrir la reunión y seleccionar la pestaña "Asistencia". Se pueden ver los datos directamente en Teams.
• Para las reuniones periódicas, seleccionar el informe que  se quiera ver en la lista desplegable.

Sólo los organizadores de la reunión pueden descargar los informes de asistencia. El administrador debe activar esta característica para que esté disponible.

Bajar todas las manos levantadas

Los organizadores y presentadores de reuniones pueden bajar todas las manos levantadas con un solo clic. Simplemente hay que ir al "panel de participantes" y hacer clic en la opción "Bajar todas las manos".

Esto ayuda a bajar rápidamente todas las manos cuando se han resuelto las preguntas y dar paso a nuevas preguntas. 

Destacar varios usuarios en una reunión

Los organizadores y los presentadores  pueden destacar hasta 7 participantes simultáneamente durante las reuniones. Una vez que se ha destacado a un participante, simplemente hay que hacer clic en el menú contextual de los participantes adicionales y seleccionar "Agregar spotlight".

Hasta ahora, un asistente podía anclar varios participantes para su propia vista privada, pero sólo era posible destacar a un participante para todos los asistentes.

Para las reuniones que tienen varios presentadores, esta funcionalidad permite centrar la vista de todos los asistentes en los presentadores. 

Burbujas de chat en Teams

Cuando usamos Teams podemos comunicarnos mediante vídeo, voz y texto. Sin embargo, durante las reuniones es difícil comunicarse en todos estos medios a la vez. Para acabar con esta dificultad, una nueva funcionalidad permite ver quién está escribiendo en el chat sin necesidad de abrir la ventana del chat. Estas burbujas de chat nos permitirá ver en pantalla quién escribe en el chat durante una reunión. 

En reuniones con un gran número de participantes, el chat puede ser un problema. Con esta nueva característica tendremos un mayor control sobre las reuniones y la capacidad de ver si nos estamos perdiendo algo.

¡En próximos posts contaremos más consejos para aprovechar al máximo Teams!