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Un comportamiento inadecuado de los integrantes de una pyme puede degenerar en un ambiente laboral tóxico, perjudicar su correcto funcionamiento y ocasionar una crisis de reputación. Cuando el comportamiento es delictivo ya hablamos de palabras mayores. Es muy importante que las empresas cuenten con procedimientos que atajen estos problemas. En todo caso, desde el 1 de diciembre de 2023 será obligatorio que las pymes cuenten con un sistema interno de información o canal de denuncias para que los empleados puedan comunicar las infracciones que detecten.
La obligatoriedad del canal interno de denuncias en las pymes está incluida en la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
El objetivo de esta ley es proteger a estos denunciantes frente a las represalias que pudieran sufrir por haber comunicado estas conductas inadecuadas en el ámbito laboral o profesional.
Esta ley transpone la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión. La directiva tiene por objeto establecer un marco para garantizar una protección adecuada a las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, en particular en el ámbito de la lucha contra la corrupción.
¿Qué es el canal de denuncias?
Esta ley trae como principal novedad la obligación que tienen las empresas de más de 50 trabajadores de implantar un canal de denuncias, al que denomina “sistema interno de información”, a través del cual los trabajadores puedan reportar las infracciones que observen.
La creación de este sistema interno de información supone un intento de promover la transparencia y la integridad en las pymes.
Este canal de denuncias debe cumplir con una serie de requisitos:
- Uso asequible: el sistema interno de información debe ser accesible a todos los empleados y fácil de utilizar. Se trata de que un trabajador que detecte una irregularidad no tenga ningún problema para denunciarla.
- Garantía de confidencialidad: el canal de denuncias debe garantizar la confidencialidad y el anonimato del denunciante. El mecanismo debe estar diseñado para que el denunciante no pueda sufrir represalias por denunciar las infracciones. En este sentido, el canal también debe ser independiente de la persona o personas contra las que se denuncia para que la investigación sea imparcial.
- Cumplir las prácticas correctas de seguimiento, investigación y protección del informante: debe seguir un procedimiento de investigación con la eficacia precisa para garantizar que las denuncias se investiguen adecuadamente.
- Contar con un responsable para su uso correcto: deberá recibir la formación adecuada para el puesto y contar con las herramientas adecuadas para su ejercicio.
No adoptar un sistema interno de información para las denuncias de empleados o no adoptarlo de la forma adecuada comporta la sanción correspondiente.
Así, las infracciones muy graves pueden aparejar multas de hasta 300.000 euros en caso de las personas físicas y de hasta 1 millón de euros en de las jurídicas. A estas multas pueden añadirse otras sanciones como la amonestación pública, la prohibición de obtener subvenciones o beneficios fiscales durante 4 años o la prohibición de contratar con el sector público durante 3 años.
¿Qué infracciones son objeto del canal de denuncias?
Por el canal interno de denuncias pueden ser denunciadas las siguientes infracciones:
- Infracciones administrativas: pueden ser objeto de denuncias las infracciones administrativas graves o muy graves tipificadas en las leyes administrativas, como apropiación indebida de fondos públicos, falsificación de documentos, violación de la normativa de seguridad laboral, vulneración en normativa medioambiental, etc
- Infracciones penales: también pueden ser trasladadas las infracciones tipificas en el Código Penal, como el acoso sexual, explotación laboral, fraude o corrupción.
En general, pueden denunciarse todas las conductas irregulares que se produzcan el ámbito laboral o que tengan un impacto en la actividad de la pyme. Las empresas deben asegurarse de que sus canales internos de denuncias son accesibles a todos los empleados, independientemente de su nivel de responsabilidad. Además, deben garantizar la confidencialidad y el anonimato del denunciante, para que los empleados se sientan seguros al utilizar el canal.
La Autoridad Independiente de Protección del Informante
La Ley 2/2023 también fija la creación de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), un organismo externo que refuerce las garantías de independencia y autonomía en el proceso de denuncias.
La Autoridad Independiente de Protección del Informante, aunque creada por el Estado, tiene autonomía e independencia orgánica y funcional respecto del Ejecutivo. La A.A.I. recibirá las denuncias de los trabajadores que realicen las denuncias correspondientes y tiene potestad para iniciar un proceso sancionador si las infracciones así lo requieren, aunque lo habitual sea remitirlas a la autoridad competente.
Cómo debe implementarse un canal de denuncias en la pyme
Las denuncias pueden hacerse por escrito o verbalmente. En principio, el sistema interno de información puede ser tanto físico, como un buzón de sugerencias, como digital, ya bien sea una página web o una app. Es conveniente tener ambos métodos y poder recibir las denuncias de forma verbal si el denunciante así lo prefiere, vía teléfono o mensaje de voz.
En todo caso, en los tiempos actuales, las soluciones digitales suelen ser las más idóneas para todo. Así que tener un canal digital como método de denuncias es lo más adecuado si queremos tener la mejor efectividad. Esto nos permite:
- Mayor accesibilidad: un sistema digital de denuncias es accesible a todos los trabajadores, independientemente de su rango y ubicación.
- Mayor rapidez y fácil uso: el entorno digital permite tramitar las denuncias de forma sencilla y rápida.
- Confidencialidad: el uso de software de cifrado y anonimización facilita que el canal digital garantice el anonimato y la confidencialidad.
Así, y tal como hemos visto, las pymes están obligadas a actuar de la siguiente forma de acuerdo a la ley:
- Implementar un sistema interno de información para que los empleados pueden denunciar irregularidades. Este canal, aprobado por la dirección de la pyme, tiene que gestionar las denuncias conforme a la ley y trasladarlas a la Autoridad Independiente de Protección del Informante.
- Establecer un proceso que favorezca la confidencialidad y el anonimato, para lo que es aconsejable optar por un sistema digital.
- Nombrar un responsable del canal de denuncias. Lo normal es que pertenezca a la Dirección de Recursos Humanos. Este profesional deberá actuar de forma independiente de la empresa en todo lo relativo al sistema interno de información. El nombramiento deberá ser comunicado a la A.A.I.
