Cronograma: una herramienta básica para la gestión de proyectos de la pyme

[Juan_Estebanez]

Estar bien organizado es fundamental en cualquier aspecto de la vida. Pero en el ámbito empresarial, la buena organización es un asunto de supervivencia. Especialmente para las tareas de equipos, hay herramientas, como el cronograma, muy útiles para coordinar las actividades de los miembros del equipo, asignar tareas y recursos de manera eficiente. 

El día a día de una pyme es una montaña de tareas que se acumulan y que cambian constantemente. La organización es fundamental para cumplir los plazos y sacar adelante los objetivos. El cronograma es una palanca para ayudar en la gestión de proyectos.

¿Qué es un cronograma? 

Un cronograma es una representación gráfica del tiempo en el que se determinan las tareas a realizar, plazos de ejecución y recursos asignados a las actividades de una organización. Es una herramienta fundamental para planificar y gestionar proyectos en el mundo empresarial.

El cronograma también debe registrar la dependencia entre las diversas tareas para identificar posibles cuellos de botella y mejorar todos los pasos de los proyectos. Todos estos proyectos pueden abarcar diferentes tiempos, desde un día hasta un año.

Así, un cronograma supone una herramienta fundamental para acometer los proyectos empresariales y cumplir con los objetivos. El cronograma aporta un dibujo claro para evaluar el progreso del proyecto y realizar ajustes si es necesario. 

En suma, el cronograma sirve para varios propósitos, todos relacionados con la organización de tareas: 

• Planificación: establecer una secuencia lógica de actividades y facilitar la organización del trabajo. 

• Seguimiento: permite monitorizar el avance del proyecto en relación con los plazos previstos. 

• Comunicación: sirve de referencia visual para los involucrados en el proyecto, lo que favorece la comunicación y coordinación. 

• Gestión del tiempo: ayuda a administrar el tiempo de trabajo de forma eficiente. 

Características de un cronograma 

¿Cómo debe ser un cronograma para ser útil en las labores empresariales? El cronograma debe cumplir una serie de características:

• Claridad: debe ser fácil de entender para todos los participantes e interesados. Actividades, plazos y recursos deben estar especificados correctamente. 

• Detallado: debe incluir todas las actividades y pasos que deben darse para completar el proyecto. 

• Ordenado: estos pasos y actividades deben estar organizados en una secuencia lógica que refleje cómo deben llevarse a cabo. 

• Plazos realistas: el cronograma debe incluir los plazos en los cuales se ejecutarán los pasos del proyecto. Deben ser realistas con el objetivo de ser cumplidos, aunque también deben ser flexibles para permitir los ajustes necesarios. 

• Actualizado: el cronograma debe mantenerse actualizado para reflejar el progreso del proyecto. 

• Atractivo: debe tener un diseño visual atractivo para favorecer la comprensión y seguimiento. 

 

 

Clases de cronogramas 

Hay varios tipos de cronogramas que, según las características específicas del proyecto, podemos utilizar en la empresa:

• Cronograma de Gantt: es probablemente el más popular de todos. Tiene una estructura simple, pero también muy útil para la correcta visualización del progreso del proyecto. Presenta las tareas en una línea de tiempo horizontal, mostrando la duración de cada tarea y las relaciones entre ellas.  

• Cronograma de red (PERT/CPM): se basa en la Técnica de Administración de Proyectos de Evaluación y Revisión (PERT) o en el Método de la Ruta Crítica (CPM). Usa diagramas de red para representar actividades interconectadas.  

• Cronograma de hitos: se centra en los hitos importantes del proyecto, sin detallar todas las tareas in intermedias. Sirve para poner el foco en los puntos de referencia y sus fechas límites. 

• Cronograma de recursos: muestra la asignación de recursos a lo largo de tiempo. Está indicado para gestionar los recursos de manera eficiente. 

• Cronograma iterativo/incremental: se usa en proyectos agile, donde las actividades se ejecutan en ciclos cortos (iteraciones). Precisa de una actualización continua. 

Como hemos visto, el cronograma es una herramienta que nos ayuda en la pyme en la gestión de proyectos. Así, este recurso se complementa con la infinidad de soluciones digitales que debemos tener en nuestro negocio para acometer la necesaria digitalización.