Los beneficios de adoptar firmas digitales, remplazando el uso de firmas de papel y tinta, son obvios, reducen el derroche de papel, disminuyen los costos operativos y agilizan la entrega de documentos. Este procedimiento es equiparable legalmente a la firma manuscrita, ya que permite ofrecer a tus clientes o consumidores una experiencia de usuario sencilla.
Lo importante es evitar que los clientes tengan que imprimir, firmar, escanear y enviar un documento y tener que devolverlo firmado a la compañía, facilitando con ello la venta.
¿Qué es la Firma Electrónica?
Es un conjunto de datos electrónicos que están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones permiten identificar al firmante de manera inequívoca y asegurar la integridad del documento firmado acreditando que no ha sufrido alteración o manipulación.
¿Qué documentos puedo firmar?
La respuesta es que se puede firmar cualquier documento, ya que la firma electrónica es legal y sus ventajas son: comodidad, seguridad y rapidez, son adecuadas para todo tipo de documentos y contratos dentro de la empresa.
- Contratos laborales y operativas de recursos humanos.
- Contratos de compra/venta de productos o servicios.
- Autorizaciones para la prestación de servicios.
- Formularios para confirmar la prestación de un servicio técnico.
- Acuerdos de confidencialidad.
- Trámites con las Administraciones Públicas.
¿Cómo puedo firmar electrónicamente mis documentos?
Para ello debemos cumplir con los siguientes requisitos:
- Tener instalado Adobe Acrobat Reader DC.
- Disponer de un certificado digital en Internet Explorer para realizar la firma del documento, bajo Windows.
- En MAC, tener instalado en el 'llavero' un certificado digital para realizar la firma del documento.
- Tener actualizada la lista de certificados raíces y subordinados en Adobe Acrobat Reader DC.
Pasos que debes seguir
- Lo primero, actualizar la lista de los certificados raíces y subordinados en Adobe Acrobat Reader DC, para ello debes abrir Acrobat Reader y pulsar Edición - Preferencias -, a continuación pulsa en la categoría "Administrador de confianza" y en el apartado de Actualizaciones automáticas de certificados de confianza aprobados por la Unión Europea y pulsar el botón "Actualizar ahora".
- Cuando se actualice mostrará un mensaje de "La configuración de seguridad se ha actualizado correctamente".
- Abre el documento que quieres firmar con Adobe Acrobat Reader DC. Pulsa Herramientas -Certificados-.
- A continuación, pulsa en “Firmar digitalmente.
- Con el puntero del ratón selecciona el área del documento donde quieres insertar la firma. Al soltar el botón del ratón aparecerá la ventana con el listado de certificados digitales disponibles para seleccionar. Elije el certificado deseado y pulsa continuar.
- En la siguiente ventana pulsa el botón “Firmar”.
- A continuación la aplicación requerirá que introduzcas un nombre de archivo para el documento firmado y la ruta dónde lo quieres guardar. Debes guardarlo con un nombre diferente al que tenía inicialmente.
- Por último, te pedirá la contraseña del certificado para establecer la firma al documento. La introduces y pulsas Permitir. Si todo es correcto el documento mostrará una firma digital insertada.
Ya tienes el documento firmado digitalmente, pero ¿Qué sucede si hemos recibido un documento así firmado y queremos comprobar la autenticidad de la firma?
¿Cómo validar la Firma de un documento firmado digitalmente?
Resulta muy sencillo y solo debes ejecutar un par de pasos. Lo primero, abre el documento firmado.
1. Pulsa sobre el texto con la firma o sobre el botón “Panel de firma”.
2. Pulsa con el botón derecho del ratón sobre “Rev. 1: Firmado por XXXXXXXX…” y selecciona “Validez firma”.
3. Si la firma se ha validado correctamente aparecerá una 'V ' verde o similar.
Tu empresa necesita facilitar y modernizar los trámites telemáticos, con ello conseguirás simplificarlos, hacerlos más seguros y dar una imagen renovada que será agradecida por empleados y sobre todo por tus clientes. Deja de lado el papel y los trámites farragosos y actualízate.
Te recordamos que en Telefónica Empresas disponemos de la solución Firma Digital que también puede interesarte.
¡Hasta pronto!
