Cómo influye la gestión del tiempo en la productividad de tu empresa
John Randolph dijo una vez: "el tiempo es a la vez el más valioso y el más perecedero de nuestros recursos."
Es muy común percibir que nos faltan horas en el día para realizar nuestras tareas. Se acumulan las cosas pendientes y no vemos el final de poder acabarlas. ¿Cómo podemos emplear nuestro tiempo de trabajo de modo más productivo?
La gestión del tiempo en tu empresa es un factor esencial para la productividad. Puedes adoptar unos consejos generales para aprovechar tu tiempo de trabajo individual al máximo. También puedes adoptar alguna técnica específica que te ayude a rendir más, especialmente en el trabajo en equipo de tu pyme. El timeboxing es una de ellas.
¿Qué es el Timeboxing?
El Timeboxing es una técnica de gestión del tiempo que consiste en acotar un periodo de tiempo determinado a una tarea específica. La aplicación de este método busca una mayor eficiencia en el uso del tiempo y mantener el enfoque.
Es una herramienta muy útil para las pymes. El Timeboxing establece un límite de tiempo para completar la tarea, lo que ayuda a evitar distracciones y aumentar la productividad. Está especialmente indicado en aquellas situaciones en las que es importante mantener el control sobre el tiempo y priorizar las tareas.
El Timeboxing puede aplicarse a proyectos, asignando periodos de tiempo limitados a cada tarea, pero también a reuniones de trabajo, estableciendo un tiempo por tema a tratar. Puede usarse en el ámbito personal, tanto para las tareas diarias de cada uno o, incluso, en entrenamientos deportivos. Sus aplicaciones son múltiples y variadas.
¿Dónde surge el Timeboxing?
El Timeboxing surge en el ámbito de la gestión de proyectos, donde se emplea para planificar y controlar el tiempo dedicado a las diferentes tareas que componen el proyecto. Esta técnica se originó en la década de 1980 dentro de la metodología de desarrollo de software llamada “diseño expremo” (conocida por XP).
Pese a nacer en un contexto determinado, su uso se ha extendido a otros ámbitos profesionales y de todo tipo que requieren una gestión eficiente del tiempo.
Su uso se ha popularizado en la actualidad. Harvard Business Review señaló este sistema como el más productivo en la gestión de tareas.
El Timeboxing y la metodología Agile
Al nacer dentro del contexto de la gestión de proyectos, el Timeboxing guarda una estrecha relación con las metodologías Agile. Estas metodologías, encuadradas sobre todo en gestión de proyectos de software, se basan en la colaboración y flexibilidad y se enfocan en la satisfacción del cliente y en su capacidad de adaptarse a los cambios.
La metodología Agile supone un enfoque iterativo e incremental para el desarrollo de proyectos y una de sus características es la división del proyecto en “sprints”, esto es, períodos de tiempo limitados en los que se realizan y entregan tareas específicas.
Así, el Timeboxing se emplea en Agile como una forma de planificar el tiempo dedicado a cada sprint. Al establecer un límite de tiempo para cada sprint, se facilita el seguimiento del proyecto y se evitan retrasos. El Timeboxing permite ajusta el alcance de cada sprint en función del tiempo disponible, lo que ayuda a mantener un equilibrio entre la velocidad y la calidad del trabajo.
Beneficios del Timeboxing
El Timeboxing puede aportar muchas ventajas al trabajo de equipo en tu pyme:
- Mejora la productividad: el Timeboxing permite enfocarse en una tarea específica durante un período de tiempo determinado, evitando distracciones.
- Mejora la planificación de las tareas: ayuda a la programación del tiempo de las tareas, lo que permite aprovechar de manera óptima cada período de trabajo.
- Facilita la toma de decisiones: permite establecer prioridades y determinar qué tareas son las más importantes y urgentes.
- Mejora la calidad de las tareas: la limitación de tiempos obliga a poner foco en lo esencial, eliminado los detalles o tareas superfluas.
- Promueve las tareas colaborativas: es un acicate para el trabajo en equipo. Mejora la comunicación y colaboración entre los miembros del equipo al exigir la participación y compromiso de todos los implicados para cumplir con los plazos.
Pasos para aplicar el Timeboxing
Para emplear el Timeboxing en el trabajo, pueden aplicarse los siguientes pasos:
- Identificar las tareas: lo primero, es tener claras las tareas que van a acometerse en el proyecto o trabajo en concreto. Hay que establecer las prioridades y definir cuáles son las tareas más importantes a las que se adjudicará más tiempo
- Acotar los límites de tiempo por tarea: una vez que estén jerarquizadas las tareas, debe asignarse un tiempo para cada una de ellas. El tiempo asignado debe ser realista y que posibilite completar las tareas de manera eficaz.
- Crear un calendario de tareas: confeccionar un calendario o listado de las tareas con su tiempo establecido ayudará a visualizar el trabajo que se tiene que hacer.
- Trabajar con los tiempos asignados a cada tarea: empezar a trabajar en cada tarea respetando los límites de tiempo. Será preciso enfocarse en cada tarea aprovechando el tiempo y evitando distracciones.
- Revisar los resultados: se debe evaluar y analizar los resultados obtenidos al final de cada tarea. Si es preciso, habrá que ajustar los límites de tiempo en función de los resultados.
