Técnicas para priorizar tareas y ser más productivo

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¿Tienes la sensación de que las horas del día no son suficientes para hacer todo lo que necesitas? ¿Te agobia ir con prisas a todas partes? ¿Sientes que nunca terminas todo lo que te propones?

Esta falta material de tiempo suele ser consecuencia de una mala organización, y puede dar lugar a frustración, mal humor e incluso estrés.

Por ello, es recomendable utilizar una serie de técnicas que te ayudarán a gestionar mejor el tiempo y que harán tu vida más fácil.

Técnicas para gestionar el tiempo de manera óptima

Distingue entre importante y urgente

Lo primero de todo es priorizar las tareas. Para ello, debes tener en cuenta dos parámetros: urgente e importante. Puedes hacerlo sobre papel o en un Excel.

En este cuadro se ve que si la tarea es urgente e importante, deberías hacerla en primer lugar. Urgente y no importante en segundo lugar, y así sucesivamente.

La palabra “urgente” no siempre indica que debas dejar todo lo que estés haciendo para empezar esa otra tarea que acaba de llegar y que corre prisa. Porque puedes verte en un círculo vicioso en el que siempre priorices lo urgente, aunque no sea muy importante.

Evita la procrastinación

Procrastinar consiste en dejar para más tarde tareas o actividades que deberías hacer ya, y sustituirlas por otras más gratas o fáciles de terminar.

Aunque pueda parecer que solo nos afecta a nosotros, hasta un 20% de la población mundial procrastina.

Suelen ser tareas engorrosas, repetitivas o pesadas que pueden hacerse más adelante, porque disponemos de un plazo suficiente, pero como las vamos posponiendo una y otra vez, finalmente nos vemos agobiados porque hemos llegado a la fecha límite de entrega y aún no las hemos comenzado.

Por ello, lo principal es ser disciplinado y seguir unas normas para hacer esas tareas:

• No esperes al final de la jornada, cuando estás más cansado, para realizarlas. Afróntalas en el horario en el que seas más productivo.
• Intenta no distraerte charlando, pensando en tus cosas o poniendo en orden todo lo que tienes sobre la mesa. Para ello, es muy útil trabajar en un ambiente productivo, sin objetos o imágenes que puedan distraernos.
• Emprende la actividad con ánimo. Si solo piensas que es un aburrimiento, que te va a llevar mucho tiempo o que es difícil de hacer, volverás a posponerla.
• Aunque momentáneamente nos produzca alivio dejarla para más adelante, la realidad es que como la tenemos siempre pendiente, al final nos produce malestar. Tu pensamiento no debe ser: “La haré mañana”, sino “voy a hacerla hoy sin falta”.

En este sentido, puede ser muy útil el consejo de Ángel María Herrera, emprendedor en serie. Cada mañana da las gracias por lo que tiene, por lo que puede disfrutar cada día y por lo que sabe que va a conseguir. De esta forma, entra en juego el principal factor para luchar contra la procrastinación: la motivación.

Ya sabes, con energía y motivado, se consigue casi todo. ¡Adelante!