Los procesos de aprobación son más sencillos con Microsoft Teams

Los flujos de trabajo de aprobación son muy importantes en las  empresas si queremos mejorar la productividad de los empleados.

 

Un ejemplo es en el área de Marketing, donde revisar y aprobar el contenido de materiales de marketing puede ser un proceso largo y tedioso. La automatización de las acciones de aprobación y las notificaciones pueden acelerar el proceso, reducir el trabajo redundante y las necesidades de seguimiento.

 

Esto mismo ocurre en otras áreas de la empresa, como  con los flujos de aprobación de documentos de compras y ventas, con los diarios de pago, con las fichas de clientes, con las fichas de producto, etc.

 

 

 

 

 

 

¿Cómo funciona la aplicación Aprobaciones?

 

• La aplicación Aprobaciones de Microsft Teams permite que cualquiera pueda pedir la aprobación a uno o a varios compañeros, indicando un texto o incluyendo un adjunto. Por ejemplo, una solicitud de vacaciones, la revisión de un documento, o cualquier otra petición similar.

 

• El flujo de aprobación es sencillo, y no estructurado, es decir, que quien lo pide indica lo que quiere y quién debe revisarlo. Estas aprobaciones sencillas cubren  los casos habituales en los procesos de aprobación.

 

• En función de la configuración del flujo de trabajo, Teams mostrará una notificación al usuario al que se le asigne, el aprobador, diciendo que el registro requiere su aprobación. Las tareas aparecerán en la aplicación de aprobaciones, no enviará un correo.

 

• Permite de una forma muy sencilla implementar procesos de aprobación, evitando el envío de correos y registrándolos en un único lugar.

 

• Si hiciera falta algo más complicado, como  aprobaciones estructuradas con varios niveles de aprobación, por ejemplo una primera revisión por una persona y después otra aprobación por una segunda persona (no indicadas por quien lo pide, si no establecidas en la organización), también es posible. Se podría hacer en Sharepoint y estas tareas también se verían en la aplicación de aprobaciones de Teams.

 

 

¿Qué pasa con la seguridad?

 

Desde la aplicación Aprobaciones de Teams, los usuarios tienen acceso para crear nuevas aprobaciones y ver las aprobaciones que han enviado y recibido. Los usuarios no tendrán acceso a las aprobaciones creadas por otros usuarios, a menos que sean respondedores o lectores de la solicitud.

 

 

Beneficios que aporta la aplicación Aprobaciones:

 

• Mejora de la productividad de los empleados con la automatización de procesos.
• Normaliza los métodos de trabajo mediante procedimientos preestablecidos.
• Optimiza la circulación de información interna.
• Ahorro de tiempo.

 

La aplicación Aprobaciones está disponible como aplicación personal para todos los usuarios de Microsoft Teams,  y ofrece una forma sencilla de aprobaciones estructuradas y no estructuradas.

 

 

 

 

Los usuarios pueden anclar la aplicación Aprobaciones  y guardarla en la barra de menús.

 

 

 

¡Microsoft Teams la herramienta de colaboración que agiliza el trabajo en equipo!