Microsoft Teams es la herramienta de colaboración de Microsoft 365, un chat privado y seguro que permite estar conectado desde cualquier lugar o dispositivo, trabajar en equipo con mayor facilidad, mantener conversaciones, almacenar y compartir contenido de forma más eficiente.
En este post contaremos varias formas en las que puedes invitar a personas a una reunión de Teams, para que tú decidas cuál te resulta más cómoda.
¿Cómo planificar y convocar una reunión desde el calendario de Teams?
Una forma de invitar a alguien a una reunión de Teams es a través del calendario que hay en Microsoft Teams, desde el que puedes invitar a los asistentes a la reunión en tan solo un par de segundos:
- Primero, hacer clic en el icono Calendario en la barra de la aplicación, a la izquierda de la ventana principal en Microsoft Teams.
- A continuación, utiliza el ratón para seleccionar el día y la hora de la reunión.
- Después de soltar el ratón, aparecerá la pantalla de detalles de la reunión. Escribe el Título de la reunión.
- Ahora haz clic en el cuadro Agregar asistentes y comienza a incorporar los nombres de las personas que quieres invitar a la reunión.
- Si quieres invitar a la reunió a alguien externo a la organización, sólo hay que incorporar su correo electrónico.
Nota: si no puedes hacerlo, el administrador tiene que activar "Acceso de invitado" en la configuración de administración de Teams.
- Puedes hacer clic en la pestaña Asistente de programación, en la parte superior de la pantalla, para ver cuándo los asistentes tienen tiempo libre.
Hay que tener en cuenta que no es posible ver el tiempo libre de los asistentes que están fuera de nuestra organización porque no tenemos acceso a su calendario. Cuando invitas a alguien de fuera de tu organización a una reunión, ves en el Asistente de programación líneas en lugar de sus citas.
- Una vez que hayas establecido el tiempo libre, puedes hacer clic en la pestaña Detalles. en la parte superior de la pantalla.
Puedes introducir una agenda de reunión, puedes usar las opciones de formato para agregar listas de color, viñetas o numeradas. También se puede agregar hipervínculos a documentos, archivos u otra información que sea relevante para la reunión.
- Después de los pasos anteriores, sólo hay que hacer clic en Enviar y la invitación se enviará a los asistentes.
¿Cómo enviar un enlace para una reunión de Teams?
En las reuniones de Microsoft Teams se usan enlaces para que personas externas, también conocidas como invitados dentro de Teams, puedan asistir. Lo que tienes que hacer es lo siguiente:
- Hacer clic en la reunión
- Luego hacer clic en el botón copiar enlace de reunión.
- Una vez copiado el enlace a la reunión de Teams, puedes pegarlo donde quieras.
Este enlace es bastante largo, por lo que se puede usar algún texto de hipervínculo, también conocido como texto de anclaje, para que el enlace a la reunión de Teams se vea más profesional.
¿Cómo programar una reunión de Teams desde Outlook?
También es posible programar una reunión de Teams directamente desde Outlook, utilizando el calendario de Outlook. Los pasos son los sigueintes:
- Hay que abrir Outlook.
- Abrir el calendario en Outlook.
- Seleccionar el día y la hora de la reunión.
- Hacer clic en el botón Reunión de nuevos equipos en la parte superior.
Y como a algunas personas les gusta aprender visualmente, David Hurtado de Microsoft y Javier Gómez de Telefónica nos cuentan, en el siguiente vídeo, cómo convocar una reunión en Teams desde Outlook.
¡Colaboración, seguridad y productividad con Microsoft 365!
¡Hasta pronto!
