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Isabel_Telefonica Empresas
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Ventajas del teletrabajo y las reuniones virtuales

 

Tradicionalmente las reuniones han sido siempre presenciales, suponiendo un gasto de tiempo y dinero, además de una sobrecarga de tareas y gestiones derivadas de esta mala gestión del tiempo.

 

La clave del éxito de una reunión está en la facilidad de compartir ideas o la facilidad de entenderse entre los integrantes. Hoy en día la tecnología nos ayuda a que las reuniones no tengan que ser presenciales, pudiendo compartir documentos, pizarra e incluso verse la cara.

 

Hasta hace poco era inviable que se pudiera llevar a cabo un proyecto en el que cada miembro del equipo trabajara desde una ubicación diferente. Sin embargo, el gran avance de las redes de Internet fijo y móvil, la versatilidad de los smartphones, y el desarrollo de herramientas y aplicaciones profesionales, han posibilitado el teletrabajo y el trabajo en movilidad y con ello se ha avanzado en la conciliación de la vida personal y profesional.

 

No estamos hablando de eliminar las reuniones presenciales, hay cosas que siguen siendo necesarias hacer cara a cara, una venta, una negociación, etc. Pero una reunión de trabajo, o de seguimiento de un proyecto es una cosa distinta.

De hecho, la tendencia en los próximos años es la de mantener presencialmente sólo las reuniones imprescindibles, que conforme se perfeccionan las herramientas que facilitan la comunicación virtual y el trabajo colaborativo, irán en descenso.

 

La comunicación a distancia frente a la presencial, supone un ahorro de tiempo y dinero, tanto para el trabajador (transporte, comida, ropa, etc.) como para la empresa (sitio físico, cheques comida). Además, tiene un efecto medioambiental positivo.

 

El trabajo en remoto aumenta la productividad y la eficiencia de los trabajadores entre un 5% y un 25%, en comparación con los empleados presenciales, según datos del INE.

Por otro lado, el ahorro en tiempo de desplazamiento se fija en unas 7 horas a la semana o lo que equivale a aproximadamente una jornada de trabajo, por lo que es una herramienta muy potente para la conciliación y para motivar a los trabajadores.

 

Sin embargo, en España el trabajo remoto, aunque cada vez es más frecuente, no está explotado. Lamentablemente aún se sigue valorando más el tiempo de dedicación o lo que es lo mismo, de presencia en la oficina, que el resultado obtenido.

 

Este panorama podría cambiar, ya que entorno al 70% de los responsables de RRHH considera que los sistemas de trabajo en las oficinas de nuestro país necesitan una revisión.  

 

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Herramientas profesionales para trabajar y mantener reuniones en remoto

 

A continuación, te presentamos cuatro herramientas efectivas para que tú y tus colaboradores trabajéis en remoto, hagáis más eficiente vuestra jornada laboral y mejoréis la relación con vuestros clientes al mantener un contacto más continuado.

 

Los clientes valoran que sea haga seguimiento de sus proyectos y se les tenga informados, y con las multiconferencias y cada vez más con las Videollamadas, la distancia no es un problema para poder hablar de forma frecuente con ellos, transmitiendo una mayor cercanía mediante estos encuentros virtuales.

 

La multiconferencia es una herramienta que cada vez usan más empresas y ahora está incluida de manera gratuita en Fusión Empresas, ya que cada extensión fija de la centralita tiene un puente de multiconferencia gratuito. Si además queremos organizar reuniones de trabajo, compartiendo escritorio y manteniendo contacto entre los participantes sin interrumpir la reunión gracias a la mensajería podemos usar el servicio de Comunicaciones Unificadas. Además, con este servicio, podrás tener tu número fijo en el móvil y llevar tu oficina contigo para trabajar en movilidad y atender mejor a tus clientes sin necesidad de estar siempre en la oficina.

 

Lo mismo ocurre con los proyectos que se llevan a cabo con profesionales de la empresa que están deslocalizados fuera de la sede central o que teletrabajan para ahorrar tiempo en desplazamientos o con colaboradores externos y proveedores. La posibilidad de poder reunirse con ellos mediante videollamada, también incluida en Comunicaciones Unificadas, permite una mejor colaboración y cercanía con el profesional y un seguimiento más adecuado del proyecto.

 

Para gestionar proyectos en remoto necesitamos de herramientas de trabajo colaborativo como Office 365, con los que podréis acceder a la información de forma ágil, compartir archivos online y actualizarlos simultáneamente.

 

Para empezar, Office 365 incluye los servicios de videollamada y mensajería en Microsoft Teams. Además permite organizar reuniones virtuales compartiendo pantalla, o documentación para que los integrantes del proyecto pueden colaborar sin tener que estar juntos físicamente.

 

Por último, con Acceso Remoto Básico, conéctate en remoto a la red de tu oficina de forma segura y trabaja desde dónde quieras como si estuvieras en tu puesto de trabajo, potenciando el teletrabajo e incrementando la satisfacción de los empleados.

 

Para que todo esto funcione, se necesita explotar las posibilidades que nos ofrece Internet y maximizar nuestra productividad gracias a la conectividad de alta velocidad que nos facilita la Fibra simétrica de Telefónica Empresas, que nos posibilitará el ancho de banda suficiente para tener éxito en nuestras cada vez más frecuentes reuniones virtuales.

 

 

Sin duda, los negocios que se digitalicen y anticipen a la tendencia del trabajo en remoto y las reuniones virtuales con colaboradores internos y externos, y con clientes, estarán mejor posicionados para:

 

  • Ahorrar costes y tiempos de desplazamiento, aumentando la productividad y facilitando la conciliación.
  • Contar con herramientas de trabajo colaborativo, permitiendo a los trabajadores interactuar como si estuvieran en el mismo lugar físico, sentir cercanía con ese lugar, con el proyecto y con el resto del equipo y desarrollar varias tareas a la vez sin interrupciones.
  • Compartir conocimientos, soluciones, procesos para la toma de decisiones y resolución ágil de problemas.
  • Tener reuniones más participativas, interactivas y por tanto, más exitosas.

 

Eso sí, la tecnología está para apoyarnos y ayudarnos a optimizar y eficientar nuestros procesos y ayudarnos a compartir información de forma ágil y segura sin necesidad de estar de forma presencial, pero no sustituye a la necesaria planificación y coordinación de los encuentros virtuales, del mismo modo que se haría en las reuniones cara a cara o presenciales.

 

Fuentes:

Blog Cisco Latinoamérica

Network World

Puro Marketing

 

¡Hasta pronto!

Isabel