Pagos en efectivo: qué limite tiene tu empresa para pagar o cobrar

[Juan_Estebanez]

Los pagos en efectivo parecen tener los días contados. La pandemia ha acelerado la tendencia hacia las transacciones digitales. Los gustos del consumidor, pero también las políticas de muchos países, apuntan a la eliminación del efectivo en favor de métodos de pago digitales como las tarjetas y aplicaciones como PayPal o Bizum, cada vez más populares.

España es uno de los países donde más se usa el pago en metálico. Según datos del Banco Central Europeo, los pagos en efectivo en 2020 fueron el 83% del total de transacciones y el 66% por volumen. En el otro extremo se encuentra Países Bajos, con un 34% del número de transacciones en metálico y un 22% del volumen total.

¿Cuál es el límite de pagos en efectivo?

En el caso de España, el Gobierno promulgó el pasado año la ‘Ley antifraude’ que limita los pagos en efectivo a 1.000 euros. El anterior límite estaba en 2.500 euros. Una sustanciosa rebaja del límite que afecta únicamente a empresarios y autónomos, no al intercambio entre particulares. Para estos últimos, el límite establecido del pago en efectivo es de 2.500 euros.

La nueva limitación afecta a cualquier operación en la que una de las partes sea autónomo o empresa y también incluye a transacciones realizadas en moneda extranjera.

Además, el límite se aplica a la transacción completa. No basta con fraccionarlo en pequeñas cantidades en efectivo, ya que si la suma de todas ellas supera los 1.000 euros se estaría incumpliendo la normativa. Tampoco puede fraccionarse en dos sistemas de pago distintos, es decir, no puede pagarse una parte por transferencia y otra en efectivo que no supere los 1.000 euros. Debe ir la misma transacción por un único medio.

Así, para pagos superiores a 1.000 euros en operaciones que incluyan a algún profesional, se deberán usar transferencia bancaria o medios digitales. Es importante destacar que existe una excepción: cuando el pagador tenga su domicilio fiscal en el extranjero y no sea un empresario o profesional el límite de pagos en efectivo será de 10.000 euros.

Hay que entender que el efectivo que contempla la ley incluye a los medios de pago que no permiten acreditar la identidad del pagador. Es decir, incluye los cheques al portador, pagos en oro o similares.

¿Qué sucede si supero el límite de los pagos en efectivo?

Si la Agencia Tributaria descubre una infracción al superar el límite de los pagos en efectivo, el profesional se enfrentará a una sanción grave.

Sanciones del 25% de la transacción

La ley de limitación de pagos impone una multa del 25% de la cantidad total del pago que se haya enviado o recibido. Por ejemplo, un pago en efectivo de 2.000 euros supondrá una multa de 500 euros.

Una curiosidad de esta normativa es que la ley exonera de responsabilidad y por tanto del pago de la multa a una de las partes si denuncia a la otra dentro de los tres meses siguientes a la operación.

Reducción de las sanciones

Existe la posibilidad de reducir la multa si has sido sancionado por exceder el límite del pago en efectivo:

• Reducción del 65% derivadas de las actas con acuerdo.
• Reducción del 40% por pronto pago.
• Reducción del 30% por conformidad.

¿Tengo que seguir trabajando con pagos en efectivo?

Seguramente la Administración, con el objetivo de perseguir el fraude fiscal, persevere en este tipo de medidas para limitar el efectivo. Y como también las preferencias del consumidor se dirigen hacia los pagos digitales. La necesaria transformación digital de tu pyme pasa también por implementar estos métodos de pago, tanto en el lugar físico, como a través de tu página web.

Ventajas del pago digital

Y es que, aparte de estar fomentado por el Gobierno, el pago electrónico tiene evidentes ventajas:

• Pagos instantáneos y en cualquier momento. El pago electrónico es más efectivo que otros métodos de pago, como los cheques. Los pagos online pueden realizarse en cualquier momento y lugar, permitiendo a tu empresa hacer negocio potencialmente a todas horas.
• Comodidad. Desde el hogar, desde el móvil o cualquier otro dispositivo, el pago por Internet es la forma más cómoda de comprar un producto o contratar un servicio.
• Higiene: el miedo al contagio del Covid-19 también ha propiciado el auge de los métodos de pago digitales. Además del pago online, el uso de terminales TPV contactless o los pagos mediante códigos QR evitan el contacto y eliminan cualquier posibilidad de contagio.
• Control de operaciones y gastos: la contabilidad y las finanzas son más fáciles de llevar si la mayoría de registros son pagos digitales.
• Ventaja competitiva: cuanto más medios de pago incluyas en tu empresa, más opciones y facilidades darás a tus potenciales clientes, consiguiendo una mayor ventaja frente a competidores que no ofrezcan esas opciones.
• Mayor seguridad: los sistemas de pago electrónico tienen la tecnología como aliada para preservar la seguridad del cliente. La tokenización, el cifrado, método SSL y otros aseguran un proceso seguro de las transacciones. Las empresas y comercios que maximicen los pagos electrónicos estarán más a salvo de robos físicos, más orientados al dinero en efectivo.

Ventajas del pago en efectivo

No obstante, sería un error eliminar por completo la opción del pago en metálico a tus clientes. El pago en efectivo sigue gozando de múltiples beneficios:

• No está sujeto a comisiones, si bien la tendencia en pagos digitales es reducir al máximo las comisiones de gestión e incluso suprimirlas por completo.
• Amplia aceptación y disponibilidad inmediata.
• Privacidad. Quitando la cuestión de los pagos en negro, la privacidad es un bien muy valorado por los consumidores. El dinero digital deja rastro y a nadie le gusta ser monitorizado en todas sus compras
• Es el método de pago más inclusivo. Es el de más fácil uso y por tanto el ideal para personas de la tercera edad o con alguna discapacidad que pueden tener dificultad con los medios digitales.
• Control del gasto. Ésta es una ventaja para el consumidor, pero evidentemente no tanto para los negocios. Sin embargo, hay que valorar que es un beneficio que puede ser valioso para nuestros clientes. El uso de las tarjetas de crédito y débito, y más ahora con la posibilidad del gasto instantáneo, favorecen un mayor despilfarro. El dinero físico hace posible un mayor control de los gastos que efectúa el consumidor.