¿Qué es el outsourcing?

[Juan_Estebanez]

Es muy común que todo tipo de empresas, entre ellas las pymes, necesiten abordar tareas para las que no están preparadas. Esto es más cierto en la actual época de transformación digital, que precisa más flexibilidad y rapidez para acometer trabajos específicos. Para cubrir estas necesidades contamos con el outsourcing.

¿Qué es el outsourcing?

El outsourcing, término inglés para definir la subcontración o tercerización, es el procedimiento por el cual una empresa contrata a otra empresa externa para realizar algunas tareas o proyectos concretos en lugar de hacerlas por su cuenta.

Supone delegar algunos trabajos a un equipo externo especializado. El objetivo es que la empresa contratante pueda obtener acceso a un nivel más elevado de experiencia técnica o a mayor recursos al trabajar con un proveedor especializado.

El outsourcing busca básicamente reducir los costes de la empresa y mejorar la eficiencia al centrarse en su negocio principal. Está especialmente indicado en empresas de tamaño pequeño y medio, que no pueden abarcar todas las actividades que les exige la producción. También permite acceder a tecnologías que, por su precio o falta de conocimiento inicial, pueden ser difíciles de asumir por parte de la pyme.

Importancia del outsourcing en la transformación digital

La era digital comporta un incremento de la complejidad y la necesidad de tecnologías avanzadas, como la inteligencia artificial, el machine learning o la ciberseguridad. La externalización de servicios permite acceder a recursos y habilidades especializadas que, de otra forma, serían difíciles de obtener.

Pese a las ventajas de la transformación digital, su implantación también provoca una mayor incertidumbre en el desarrollo del negocio. El outsourcing puede ayudar a dotar de mayor agilidad a las pymes y les permite adaptarse a un escenario cada vez más cambiante.

Además, la externalización de servicios en la era digital permite acceder a nuevos mercados y diversificar la fuente de ingresos.

Clases de outsourcing

Podemos encontrar varios tipos de outsourcing. Según su ámbito de actuación tenemos los siguientes:

Outsourcing de procesos empresariales (BPO)

Consiste en externalizar los procesos internos de negocios con la intención de mejorar la eficiencia y reducir los costes. Hay diferentes tipos de BPO, como el front office BPO y el back office BPO. El primero hace referencia a la subcontratación de procesos internos que están en contacto directo con el cliente y el segundo a la externalización de procesos sin contacto directo.

Así, algunos ejemplos de esto son la atención al cliente, actividades de marketing, contabilidad o finanzas.

Outsourcing de personal (RPO)

Supone la subcontratación de recursos humanos. El proveedor realizaría las actividades relacionadas con la gestión de personal, como la contratación, captación de talento, desarrollo de carreras o retención de empleados.

En empresas pequeñas y medianas está especialmente indicado, ya que un proveedor especializado suele contar con más conocimiento y experiencia que los propios recursos de la empresa en este ámbito. Así, el proveedor puede ofrecer este servicio a un costo más bajo que un departamento interno de recursos humanos.

Este servicio puede subcontratarse de forma total o parcial. Asimismo, también puede usarse de forma temporal o permanente, dependiendo de las necesidades de la pyme.

Outsourcing de fabricación (Manufacturing outsourcing)

Supone la subcontratación de la producción de determinados productos. Esta externalización es aconsejable para empresas que realizan el diseño del producto, pero no su producción.

Outsourcing de infraestructura (Infrastructure outsourcing)

Es el proceso de externalizar la gestión y el mantenimiento de sistemas y servicios de infraestructura, como alojamiento en servidores, suministro de energía, telefonía, transporte…

Outsourcing de tecnología (ITO)

Se refiere a los procesos de externalización de la gestión y mantenimiento de los sistema de tecnología de la información de la empresa.

La tecnología de la información supone una gran variedad de servicios susceptibles de subcontratar, como aplicaciones empresariales o ciberseguridad. Son servicios que, por su complejidad técnica, la mayor parte de empresas, especialmente pymes, no pueden abordar por su cuenta.

Outsourcing de Investigación y Desarrollo (R&D outsourcing)

Supone la subcontración de las actividades de investigación y desarrollo, por la que el proveedor externo realiza investigaciones en áreas concretas.

Esto puede suponer múltiples tareas, como diseño y prueba de prototipos, desarrollo de neuvas tecnologías o investigación de nuevos productos y servicios, entre otras.

Beneficios del outsourcing

La externalización de servicios posee varias ventajas:

Ahorro de costes: el outsourcing, al delegar las funciones en una empresa especializada, permite reducir costes de operación, ya que se ahorra en inversión de infraestructura, software o cualquier otro tipo de equipo.

Mayor eficiencia y calidad: la externalización permite aumentar la eficiencia al aprovechar el conocimiento especializado del proveedor. También mejora la calidad de los servicios, puesto que estas empresas cuentan con personal especializado y mejores recursos.

Mayor flexibilidad: el outsourcing concede una mayor capacidad de adaptación a un entorno competitivo que requiere cada vez mayor flexibilidad. Contratar servicios adicionales de manera temporal permite adaptarse a los cambios de demanda de forma rápida sólo cuando es necesario.

Acceso a tecnología más elevada: las pymes que externalizan servicios pueden aprovecharse de recursos avanzados a los que les costaría acceder por cuenta propia. Las pymes pueden aprovechar la experiencia de sus proveedores y aprender de ellos.

Reducción de riesgos: la subcontratación de servicios permite atenuar los riesgos de algunas actividades y la incertidumbre de algunos procesos productivos, algo especialmente indicado si no éstos no forman parte de su cotidianeidad empresarial.

Foco en el negocio: el outsourcing facilita que las pymes puedan enfocarse en su actividad principal, dejando otras tareas a la empresa subcontratada.

Acceso a nuevos mercados: el contratar con proveedores de otras regiones y países, puede facilitar el acceso a nuevos mercados.

Riesgos del outsourcing

Pese a sus evidentes beneficios, también existen riegos potenciales al externalizar actividades en la era digital. Destacan los siguientes:

Pérdida de control sobre los servicios: subcontratar tareas también conlleva el riesgo de perder el control sobre algunas de las actividades, afectando a la calidad de los servicios.

Descontento laboral: la externalización de servicios puede hacer que algunos empleados de la empresa pierdan sus trabajos, lo que generaría conflictos y mal ambiente laboral.

Mayor dependencia externa: el outsourcing también provoca una dependencia del proveedor. Esto puede ser peligroso si no se cuenta con alternativas, ya que pudiera darse el caso de que el proveedor tenga problemas o decida cortar la relación. Una mala comunicación, bien sea por problemas de idioma si el proveedor es extranjero o por cualquier otra razón, puede agravar la situación.

Riesgo en seguridad y privacidad de datos: subcontratar los servicios implica en ocasiones compartir información y datos sensibles. Es importante comprobar que los proveedores cumplan con las normas de seguridad y privacidad de la empresa.