5 consejos para conseguir que las reuniones virtuales sean un éxito

[Editor_Telefonica Empresas]

Para muchas personas, una parte fundamental de su actividad laboral consiste en realizar reuniones con jefes, compañeros o clientes. En los últimos meses, estas reuniones han pasado a realizarse virtualmente a través de múltiples programas y aplicaciones.

Con la aplicación Microsoft Teams puedes comunicarte con las personas del trabajo, facilitando la participación y colaboración del equipo, compartiendo recursos: documentos, informes, presentaciones. Podrás realizar llamadas,  videollamadas, compartir archivos, organizar chats con múltiples usuarios...

Ya sean pequeñas o grandes reuniones, es importante velar por la eficacia y la buena imagen que proyectas en estos encuentros, aunque estés desde la comodidad de tu casa.

Reunión por Teams: 5 consejos para conseguir que las reuniones virtuales sean un éxito

Cuida tu Aspecto Personal

Una de las primeras cosas que salta a la vista cuando realizas una videollamada, es el aspecto de los interlocutores. El hecho de estar en un entorno familiar o casero, puede hacernos olvidar que nos encontramos en una reunión laboral. Dicho de otra manera: si bien no se espera que vistas como lo harías para acudir a la oficina, tampoco puedes excederte en tu confort. Ni pijamas ni camisetas viejas, algo cómodo, limpio y presentable que visto en cámara transmita una buena impresión. Igualmente, no debes desatender tu propia imagen (que no parezca que te acabas de despertar), transmitiendo vitalidad, atención y positivismo. 

Personaliza el Fondo 

El fondo también es importante. Esto es algo que se puede entender fácilmente viendo vídeos de los YouTubers de moda. No solo importa la persona, sino aquello que tienes detrás. En nuestro caso, un fondo claro o de color liso, luminoso, poco recargado y ordenado sería más que suficiente para transmitir esa sensación de control y de predisposición al trabajo. Los espacios caóticos, mal iluminados o descuidados, generan mala impresión a pesar de que a ti se te vea bien. Lo ideal, por tanto, sería encontrar el equilibrio.

Mira a la pantalla y toma notas para demostrar concentración

Hay mil cosas que pueden distraerte estando en casa, pero no debes olvidar que estás en una reunión. Por esa razón, es importante que prestes atención a la pantalla y la cámara, incluso cuando no estés interviniendo de manera directa. Una de las brechas sobre las que se trabaja y aún está por cerrar, es la de la distancia, de manera que una mirada perdida o apartada de la pantalla, generará desconfianza en los interlocutores de la reunión. Mejor estar centrado en la reunión para causar una sensación de cercanía. Silenciar los dispositivos móviles, como harías en una reunión presencial, es una buena ayuda.

Las reuniones son igual de importantes que cuando te encontrabas en el entorno laboral. Gran parte de las personas toman notas, intervienen y prestan atención a los detalles más sensibles de cada encuentro. Debes replicar tu comportamiento aunque te encuentres en casa. Tomar notas, debatir aspectos de las propuestas o aportar nuestra visión son necesarios a la hora de mostrar la importancia que le das a esa reunión. Si tomas nota, eso sí, conviene que se vea claramente o que así lo indiques, con el fin de evitar que se malinterprete como falta de atención.

Céntrate en la reunión y no realices multitarea

No es conveniente realizar varias tareas a la vez  si estás conectado a una reunión, aunque sea virtual, es muy probable que en algún momento se perciba desde el otro lado de la pantalla que no estás atento. Simplemente si te mencionan o preguntan alguna duda y tardas en responder, o preguntas de nuevo la consulta, rápidamente se darán cuenta que no estás siguiendo el hilo de la reunión, mostrando desinterés y mala imagen.

Respeta el horario fijado

Aunque es evidente que el horario de inicio y fin de la reunión hay que respetarlo, no siempre es así. Pueden surgir algunos inconvenientes a la hora de conectarte a la reunión: no encuentras la convocatoria, justo acabas de terminar otra reunión y necesitas unos minutos para organizarte, fallo en la conexión, o por cualquier otro motivo te conectas unos minutos más tarde, pero lo cierto es que, para optimizar el tiempo y que la reunión sea óptima, se debe respetar al máximo la hora fijada.

No es de agrado, ni eficiente que las personas que se han conectado a la hora exacta, deban esperar a qué se conecten todos para comenzar la reunión. Otro tema muy importante es hablar de temas concretos y que conciernen a la mayoría de los asistentes, si no se debe convocar otra reunión aparte.

Recientemente hemos publicado dos post con consejos muy útiles sobre Teams:

Cómo crear canales privados en una reunión

8 tips para aprovechar al máximo Microsoft Teams en el teletrabajo

¡Estos sencillos consejos pueden ayudarte a optimizar las reuniones virtuales!