8 tips para aprovechar al máximo Microsoft Teams en el teletrabajo

Mar_Telefonica Empresas
Moderador Senior Empresas
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Teams es la herramienta de colaboración de Microsoft 365, un chat privado y seguro que permite estar conectado desde cualquier lugar o dispositivo, trabajar en equipo con mayor facilidad, mantener conversaciones, almacenar y compartir contenido de forma más eficiente.
En los últimos meses, debido a la pandemia muchas empresas se han visto obligadas a utilizar herramientas de teletrabajo y el uso de Teams se ha disparado.


Si bien Microsoft Teams está especialmente orientado para el teletrabajo, muchas Pymes lo utilizan también cuando los trabajadores están en la oficina porque agiliza mucho las comunicaciones.

 

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Funcionalidades

 

Chat. Es la pieza principal de Microsoft Teams. Se podría definir como un chat empresarial, que permite una comunicación más rápida y organizada que el email. Se usa para establecer conversaciones privadas. Permite añadir a varias personas y se puede usar como foro.

 

Equipos y canales. Los empleados pueden agruparse por equipos en función de los proyectos o áreas de trabajo. Así pueden conectarse a través de los canales y mantenerse involucrados en cualquier actualización o evento dentro de ese flujo de trabajo.

 

Reuniones. Sólo tocando el botón de cámara se puede ir de un chat a una videoconferencia. Teams permite reunir equipos desde 2 hasta 10000 personas en un mismo lugar, independientemente de en cuántos lugares se encuentren.

 

Modo Juntos. Con la tecnología digital, puedes sentarte en un fondo compartido para que parezca que estás en la misma sala que los demás.

 

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Llamadas. Los usuarios pueden efectuar llamadas no sólo a trabajadores de la misma empresa, sino también a clientes externos, e incluso recibir o hacer llamadas desde teléfonos fijos y móviles.

 

Archivos. Trabaja en coautoría de archivos en tiempo real. Almacena tus archivos de forma segura, pudiendo acceder a ellos, compartirlos y colaborar desde cualquier lugar.

 

Colaboración. Te permite encontrar, compartir y editar fácilmente archivos en tiempo real con aplicaciones como Word, PowerPoint y Excel.

 

Reuniones en línea. Muy útil para anuncios o reuniones de toda la empresa. Pueden incluir a cualquier persona de dentro o fuera de la empresa. Integra una pestaña para tomar notas, envío de ficheros y pizarra.

 

Pantalla compartida. Puedes compartir tu pantalla para que todos puedan ver el mismo contenido y se mantengan informados.

 

Privacidad y seguridad. Cumple con todas las necesidades normativas, legales y organizativas.

 

 

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Tips que puedes usar para aprovechar al máximo Teams

 

  • Crea equipos y canales:
    • Crea canales o grupos para temas específicos según tu forma de trabajo, por departamentos, proyectos, etc. Y así evitarás saturar el canal general y personalizar las comunicaciones en los diferentes canales.
    • Añade en cada canal los archivos que pueden ser importantes para ese grupo, para que todos los puedan encontrar fácilmente.
    • Añade aplicaciones a los canales: Word, PowerPoint, Excel, Power BI, Planner, SurveyMonkey, HootSuite.
    • Convierte correos en canales. Redirige una conversación de correo a un canal permitiendo tener toda la información a mano y que los archivos compartidos estén organizados.

 

  • Activar las notificaciones de lectura, te permitirá saber si tus compañeros han leído los mensajes de chat.

 

  • Crea stickers y emoticonos, así podrás tener una conversación mucho más tranquila, cercana y enfatizar con imágenes tus emociones o alguna información importante.

 

  • Puedes cambiar el fondo de tu video cuando estés en una reunión de trabajo, así podrás evitar distracciones para ti y tu equipo.

 

  • Microsoft incorpora la posibilidad de cambiar tu estado en Teams con una duración determinada. Muy útil cuando necesitas concentrarte durante un tiempo, puedes poner el estado "desconectado" con esa duración.

 

 

¡En próximos posts os contaremos más consejos para aprovechar al máximo Teams!