6 tips para mejorar tu productividad en el trabajo con OneNote

Mar_Telefonica Empresas
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En un post anterior mencionaba el método Marie Kondo y cómo muchos de sus seguidores hablan de tranquilidad mental después de aplicar el orden en sus casas. Porque el orden, o el caos, de tu entorno está muy relacionado con tu bienestar, tu concentración o tu eficacia.

 

Numerosos estudios afirman que el orden favorece la productividad, mejora el rendimiento, facilita la ejecución de tareas, nos hace ser más voluntariosos y también aporta sensación de control, seguridad y equilibrio. También explican cómo el orden y los hábitos crean coordenadas en nuestro cerebro, que le permite ahorrar energía y le aporta fluidez.

 

 

OneNote 2.png

 

 

 

Por todo lo anterior, es tan importante disponer de herramientas, como Microsoft OneNote, que nos ayuden en la organización de la información y de las tareas en el trabajo. A continuación algunos consejos sobre cómo OneNote te ayuda a  mejorar la productividad en el trabajo.

 

 

Estructura de contenido fácil de organizar y flexible

 

La lógica de la estructura de contenido de OneNote: Bloc de notas > Sección> Página> Párrafo, permite administrar y recopilar fácilmente la información.

 

Por ejemplo, si trabajas con proyectos, cada uno de los proyectos puede tener su propia sección, y cada página puede ser una tarea. O si un grupo de personas trabajan en un mismo proyecto, se puede compartir un bloc de notas, una sección o una página, y a partir de ahí compartir notas de reuniones, listas de tareas, enlaces a otros recursos, etc.

 

Otra característica de OneNote es que permite diferentes tipos de contenido: texto, imágenes, tablas, correos electrónicos, grabaciones de voz o vídeo.

 

 

 

Organiza el contenido en fragmentos de texto

 

Microsoft OneNote permite escribir en diferentes zonas de una página. Pinchando en cualquier zona, se creará un tipo de cuadro de texto donde se puede escribir. Este cuadro lo puedes ampliar o dar la forma que prefieras, dependiendo de si quieres que el texto ocupe toda la página o ir repartiendo varios textos en diferentes partes, a modo de mapa conceptual.

 

Además, también podrás mover estos fragmentos de texto para darles el orden que prefieras.

 

 

 

Utiliza tags en las notas para ordenar tus páginas

 

En OneNote puedes crear etiquetas para asignar categorías y prioridades a las notas que necesites destacar y, además, te facilita las búsquedas de cualquier documento que tengas en los diferentes blocs, secciones o páginas, utilizando la función de buscar etiquetas.

 

Puedes etiquetar un documento o una página. En el menú superior tienes que pulsar en Inicio y después en Etiqueta, aparecerá un menú emergente donde puedes elegir entre diferentes tipos de etiquetas.

 

Puedes también etiquetar fragmentos de texto o palabras. Pulsando en el botón derecho del ratón aparecerá un menú emergente con la opción de etiquetas, y al pulsarla aparecerán todas las opciones posibles.

 

Una de las etiquetas que puedes utilizar es la de Tareas pendientes, que agrega una casilla de verificación delante del texto. Esta etiqueta es interactiva, se puede hacer clic en la etiqueta para seleccionar (o desactivar) la casilla y así mantener las listas de tareas pendientes actualizadas.

 

Etiquetas OneNote.JPG

 

 

Integra una lista de tareas con Outlook

 

Si eres usuario del correo de Microsoft, puedes integrar dentro de las tareas de Outlook tus tareas de OneNote. Esto te permite trabajar en tu lista de tareas desde las dos aplicaciones.

 

Una vez creada la lista de tareas en OneNote, tienes que seleccionar cada tarea y haciendo clic en el botón derecho del ratón aparece un menú emergente, hay que pulsar en Etiquetar como tarea pendiente. En el mismo menú emergente, en el icono de la bandera puedes elegir cuándo tienes que hacer la tarea. Y ya quedará integrada la tarea con Outlook.

 

Tarea pendiente Outlook y OneNote.JPG

 

Para insertar una tabla

 

Para insertar una tabla en las notas, sólo es necesario pulsar donde se quiera insertar la tabla y después pulsar el menú Insertar y, a continuación, pulsar Tabla.

 

 OneNote creará una tabla con el número de filas y de columnas que definas. Y después ya puedes empezar a rellenar la tabla.

 

 

Para insertar una imagen

 

Para incluir una imagen, sólo hay que situarse donde quieras que aparezca la imagen y hacer clic en Insertar y a continuación pulsar en Imágenes o Imágenes en línea. Si vas a insertar una imagen que tienes archivada, una vez localizada la imagen se selecciona y después se pulsa Abrir.

 

Para editar una imagen que ya está en tus notas, púlsala para seleccionarla y cuando esté seleccionada, es posible cambiar el tamaño, moverla a cualquier parte de la página o etiquetarla.

 

 

¡La organización de información y de tareas de una manera sencilla!