Cómo usar las funciones de chat de Microsoft Teams

[Juan_Estebanez]

Ya os hemos hablado en otras ocasiones de Microsoft Teams, una potente herramienta de colaboración corporativa especialmente diseñada para el trabajo en equipo. Permite compartir contenido, realizar videollamadas, llamadas de voz y mantener conversaciones. Ahora queremos enfocarnos en las funciones de chat.

Teams forma parte de Microsoft 365 y completa un dinámico ecosistema para tareas colaborativas junto a las aplicaciones de Microsoft, como Word, Excel, PowerPoint, Planner, OneDrive, Outlook, etc.

¿Para qué se utiliza el chat en Microsoft Teams?

Los chats son una función esencial de Microsoft Teams. Es el centro de las labores de equipo que permite la herramienta y una característica fundamental para desempeñar el teletrabajo en el nuevo paradigma híbrido. El chat permite el contacto personal con cada miembro del equipo y también sirve para conversaciones de grupo.

Consejos para manejar el chat de Microsoft Teams

Cómo iniciar un chat en Teams

Tanto para chats de grupo como para chats entre dos personas, el inicio se hace de la misma manera: hay que seleccionar Nuevo chat en la parte superior de la lista de chats.

• Chat individual: una vez seleccionado Nuevo Chat, hay que escribir el nombre de la persona, redactar el mensaje en el cuadro de texto y pulsar Enviar.
• Chat de grupo: después de seleccionar Nuevo Chat, hay que pulsar la flecha hacia abajo a la derecha del campo Para y escribir un nombre para el chat en el campo Nombre de grupo. Luego hay que escribir en el campo Nombre de grupo un nombre para el chat. Finalmente, hay que escribir los nombres de las personas que estarán en el chat.

Una vez iniciado el chat, pueden mandarse textos, archivos, vínculos, emojis, etc.

Cómo iniciar un chat en canales

Por lo general, a los chats sólo tienen acceso a las personas a las que se haya invitado, sea un chat de uno a no o chats de grupo. Pero también se pueden iniciar conversaciones en canales.

Los canales son los lugares de Teams donde los equipos pueden compartir mensajes o archivos. Los canales se encuentran dentro de cada equipo, que pueden desplegarse clicando en la columna izquierda en Equipos. Cada equipo tiene un canal general, pero se pueden agregar otros canales articulados en torno a un tema o a un trabajo compartido determinado.

En cualquier canal en Teams, la primera pestaña es Publicaciones. Ahí puede iniciarse una conversación que sería similar a la de un chat de grupo grande. Es decir, todas las personas que tienen acceso al canal pueden ver los mensajes que se pongan en Publicaciones.

Cómo crear un grupo de Teams

Para iniciar un chat grupal o conversación en Canales, hay que pulsar Nueva conversación y escribir el mensaje. Se puede responder a un mensaje en Responder. Todas las respuestas a un mensaje de canal permanecerán adjuntas a dicho mensaje, por lo que un hilo de conversación se puede seguir fácilmente.

Cómo iniciar un chat en una nueva ventana

Los chats de Teams se inician en la ventana principal de la aplicación de escritorio. Si quieres que un nuevo chat se abra en ventana separada, hay que ir a la parte superior de Teams y, al lado del icono de perfil de usuario, pulsar en los tres puntos, ir a Configuración y en el menú desplegado, hacer clic en Nueva Ventana.

Cómo responder mensajes en Teams

Como señalamos arriba, las conversaciones en canales pueden verse por cualquier miembro del equipo y pueden responderse en forma de hilo.

Los chats privados, entre dos o más personas, son accesibles al pulsar en el icono de Chat de la columna izquierda. En un chat grupal, los mensajes aparecen según el orden en el que han sido publicados. Si se quiere responder a un mensaje concreto, hay que situar el ratón sobre dicho mensaje; aparecerá una barra de herramientas y en ella, hay que pulsar en los tres puntos y clicar en Responder.

Cómo anclar un mensaje de un chat en Teams

Se puede destacar un mensaje situándolo en la parte superior de un chat. Hay que situar el ratón sobre el mensaje y en la barra de herramientas, pulsar el icono de los tres puntos y seleccionar Anclar.

Cómo guardar mensajes de un chat en Teams

Si deseas ver los mensajes de una conversación más tarde, bien porque son importantes o porque no puedes atender el chat en ese momento, hay una forma de guardarlos. Con el ratón encima del mensaje que quieres guardar, pulsa sobre los tres puntos y haz clic en Guardar este mensaje.

Para ver más tarde los mensajes guardados, hay que pulsar en la foto o icono de perfil situada en la parte superior derecha de Microsoft Teams. Después se debe pulsar en Guardados y los mensajes aparecerán en el panel Guardado de la parte izquierda de la aplicación.

Cómo buscar conversaciones

Hay una forma de ver todas las conversaciones y mensajes de los que se forma parte. Hay que ir a Actividad, situada en la columna izquierda y al pulsar ser abre una columna pegada a su derecha. Arriba se verán tres líneas en forma de embudo. Tras pulsar en ellas, se puede escribir un nombre o el texto de un mensaje para buscar conversaciones concretas que se hayan tenido.

Cómo destacar un mensaje en Teams

En las conversaciones de los canales, puede ser que haya un alto número de mensajes que pasen desapercibidos. Si quieres que algún miembro del equipo en concreto lea un mensaje, etiqueta a ese usuario al escribir el mensaje. Para etiquetar hay que escribir @usuario o seleccionar el usuario en el menú que se abrirá al escribir @ y en el que aparecerán los nombres de las personas de la organización.

El usuario etiquetado recibirá una notificación por la que podrá leer el mensaje.

También puede llamar la atención sobre un mensaje urgente de la conversación de un canal para todas las personas de ese chat. Hay que clicar en el icono de Formato. En el extremo derecho de la barra de herramientas, pulsa en icono de tres puntos y seleccionar Marcar como importante.

Este método alerta a las otras personas participantes cada dos minutos durante 20 minutos para que lean el mensaje en cuestión.

Cómo destacar una conversación en Teams

Si queremos que el hilo de una conversación destaque dentro de un canal, puede titularse para llamar la atención. Mientras se escribe en una conversación, se debe pulsar en el icono de formato (una A con un lápiz) de la barra de herramientas que aparece debajo. En la línea donde pone Añada un asunto, se escribe el título y después el mensaje. Se pulsa en Enviar y se publica así la conversación con su título en el canal. Además de destacarse la conversación, resulta luego más fácil de recuperarla si queremos buscarla a través del cuadro de búsqueda de Teams.