Claves para mejorar la comunicación en el trabajo

Alba_Telefonica Empresas
Coordinador Comercial Empresas
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La comunicación en el trabajo es una herramienta fundamental para fomentar un buen clima laboral. Pero no podemos, ni debemos, pensar que sólo es útil para ese fin. Apostar por mejorar la comunicación en el trabajo ayudará a tu empresa a aumentar su productividad y mejorar la coordinación y la cooperación entre las personas de tu equipo, evitando chismes y rumores.

 

En este post queremos contarte algunas opciones que te ayudarán a favorecer una excelente comunicación en el entorno laboral y, también, algunas claves para lidiar con situaciones más complejas como pueden ser expresar una crítica o escuchar lo que los demás quieren decirnos.

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Vamos a empezar con una pregunta que seguro  que te has planteado en alguna ocasión y es: ¿Cómo puedo comunicarme mejor en el trabajo? Lógicamente no existe ni una sola solución, ni una sola respuesta a esta pregunta, por lo que a continuación te vamos a comentar unas cuantas claves que te ayudarán a contestarla:

 

- 1. El fundamento de la comunicación es que se trate de algo bidireccional. No expreses la información que deseas dar a conocer sin esperar a las posibles respuestas de tus empleados y/o compañeros. Ellos también tienen sus propias opiniones que, escuchadas desde el respeto, pueden aportarte nuevos enfoques y soluciones sobre un tema determinado.

 

- 2. El uso de la comunicación cara a cara ayuda a resolver muchos problemas que surgen de la malinterpretación de los mensajes escritos. No siempre estamos del mismo humor, ni todos los asuntos nos afectan de igual modo, por lo que no siempre ponemos el tono que se supone a los mensajes que recibimos. Con una reunión o un pequeño encuentro entre las partes implicadas, este problema desaparece.

 

- 3. Para dar instrucciones es extremadamente importante ser claro y concreto. Las instrucciones vagas de las que no se conoce su fin, no ayudan a nadie, porque ni la persona encargada de ejecutarlas sabrá a ciencia cierta cómo hacerlo ni para que (generando un malestar innecesario), ni tu obtendrás lo que necesites en tiempo y forma. Indica concretamente cuáles son tus necesidades, como satisfacerlas y el fin que buscan.

 

- 4. Es muy importante que los empleados crean en sus mandos y en las decisiones que estos toman, puesto que estas impactan directamente en su futuro laboral. Para que esto ocurra haz hincapié en las cuestiones que afectan a tus empleados y ofrece el estado de situación de cada una de ellas mediante comunicados periódicos. También desenvuelve un papel fundamental el que los empleados no consideren a sus mandos unos “seres lejanos”. Mantén entrevistas que ayuden a tu empleado a mejorar en su trabajo y a ti en el tuyo, creando además un clima de confianza.

 

 

Por supuesto, la comunicación en si misma trae momentos problemáticos. Uno de ellos es, sin ninguna duda, el de expresar críticas hacia otras personas. Como y cuando hacerlo, suelen ser los desencadenantes de los problemas, así que te vamos a comentar unas pautas muy sencillas para que el clima laboral no se resienta:

 

- 1. ¿Cuándo? Elige el momento con cuidado. Una crítica siempre es algo delicado y es tan importante que la otra persona esté tranquila, como que lo estés tú. Espera a otro momento si la otra persona acaba de recibir alguna noticia desestabilizadora, si ha tenido alguna discusión reciente,… y esto mismo se aplica a tu persona, ya que si estás tranquilo, podrás expresarte de una manera más razonada y cuidadosa.

 

- 2. ¿Cómo? El origen de la crítica siempre tiene que estar motivada por las ganas de ayudar a alguien. No expreses una crítica hacia otra persona si la única finalidad que tiene es que quieres ver implantada tu solución en lugar de la suya. Muestra a tu compañero o empleado las ventajas que propone tu solución, con sugerencias concretas que puedan ayudarle a alcanzarla. Y sobre todo, siempre y ante todo, muéstrate cortés y respetuoso, porque seguramente tú también vas a poder aprender algo de su manera de hacer las cosas.

 

 

También nos gustaría ayudarte a escuchar mejor a los demás. Hemos hablado mucho en este post de comunicación y es que, dentro de esta comunicación es tan importante ser escuchado como escuchar y, hay veces, que no lo hacemos tan correctamente como debiéramos. A continuación te vamos a comentar algunas acciones a evitar para oír lo que los demás quieren decirnos:

 

- 1. No leer la mente. Si empezamos a hacer presunciones paralelas a la escucha de lo que nos están diciendo, lo más probable es que nos perdamos parte del mensaje. Conviene evitar figurarse que es lo que nos van a decir o perderse en ensoñaciones sobre nuestra propia vida o situación.

 

- 2. No practiques la escucha selectiva. No escuches sólo lo que quieres escuchar y atiende al mensaje completo, ya que escuchar de una manera fragmentada puede llevar a malinterpretaciones porque puedes haberte “saltado” partes importantes.

 

- 3. No cambies de tema rápidamente una vez oído el mensaje. El hacerlo significa que ya llevabas un rato pensando en otra cosa y, aunque no sea así, a nuestro interlocutor le puede dar la sensación de que no estamos demasiado interesados en lo que nos tiene que decir.

 

- 4. Ni asientas a todo, ni discrepes con todo lo que oigas. En ambos casos se ofrece una impresión de que no tenemos mucha opinión propia o que no estábamos escuchando muy atentamente lo que se nos estaba diciendo.

 

 

Para finalizar, nos gustaría dejarte con una reflexión que, seguramente ya has oído, pero representa muy bien la comunicación empresarial y los posibles problemas ante los que nos podemos encontrar:

 

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Por supuesto, aquí te ofrecemos las pautas que consideramos más útiles para tu empresa, pero si tienes alguna que no esté aquí recogida, te agradecemos que nos la cuentes en la sección de comentarios. ¡Muchas gracias!