¿Conoces las ventajas de la contabilidad en la nube para tu pyme?

[Juan_Estebanez]

El desarrollo de la digitalización ha supuesto numerosos beneficiosos en todos los órdenes. La realidad digital forma parte de nuestra vida, tanto personal y de ocio como del campo profesional. Esta transformación digital ha alcanzado a todos los procesos empresariales, incluidos los de administración y gestión. La contabilidad es uno de ellos y, así, hablar hoy de contabilidad en la nube o contabilidad online es una realidad en las pymes. ¿Sabes las ventajas que ofrece la contabilidad en la nube? 

La contabilidad es una disciplina que se encarga de registrar y clasificar las operaciones financieras y económicas de una organización. Es una actividad crucial para todas las empresas, incluidas las pymes ya que permite llevar un control detallado de ingresos y gastos y aporta información clave para la gestión, además de dar cumplimiento a ciertas obligaciones legales y fiscales. 

Tradicionalmente, la contabilidad se llevaba de manera manual y en papel. Los avances tecnológicos han ido paulatinamente incorporando muchas herramientas que han modernizado el ejercicio de esta actividad hasta llegar a la contabilidad en la nube. Existen diferentes soluciones de facturación y contabilidad que puedes incorporar en tu negocio y, por supuesto, también está la posibilidad de contar con un servidor en la nube para tus operaciones, incluida la contabilidad. 

¿Por qué es importante la contabilidad para una pyme? 

La contabilidad es muy importante para la administración de una empresa. Para empezar, las empresas están obligadas legalmente a llevar registros contables y preparar estados financieros. Es una forma de garantizar la transparencia y rendir cuentas, algo especialmente importante para cumplir con las obligaciones fiscales. 

Además, entender la contabilidad ayuda a realizar una mejor toma de decisiones en el día a día de tu pyme. Hay una serie de razones de calado que apuntalan la necesidad de llevar a cabo la contabilidad: 

• Información financiera clave: la contabilidad revela información financiera clave que constituye una guía imprescindible para la toma de decisiones. El control de ingresos, gastos y pasivos permiten la gestión financiera eficiente y el control de recursos. 

• Conocimiento de deudas y de cuentas por cobrar: la contabilidad proporciona un conocimiento exhaustivo de las deudas con acreedores y del monto de cuentas por cobrar que ayuda a conocer comportamientos de clientes. 

• Establecer presupuestos detallados: ayuda a planificar las acciones y detectar las ineficiencias en la gestión.  

• Evaluación de la rentabilidad: la contabilidad, ayudada por otras herramientas, como el cálculo del ROI, permite evaluar la rentabilidad del negocio. 

• Identificación de tendencias en la industria: la detección de cambios en los costes de la cadena de suministro puede ayudar a anticipar cambios en la industria. 

• Generación de confianza: la contabilidad transparente genera confianza entre clientes, proveedores, empleados y posibles inversores de la pyme. 

Ventajas de tener la contabilidad en la nube 

La aportación de la contabilidad es esencial para la gestión de la pyme, como hemos visto. Además, poder realizar la contabilidad de manera online, desde la nube, supone un valor añadido.  A los beneficios intrínsecos de llevar una contabilidad transparente, ordenada y precisa, se unen las siguientes ventajas de contar con una contabilidad online: 

• Acceso desde cualquier lugar: la contabilidad en la nube facilita el acceso a la información financiera desde cualquier lugar con conexión a Internet. Con una buena conexión de fibra o incluso móvil, el trabajo remoto puede aplicarse también a la actividad contable. 

• Colaboración en tiempo real: la flexibilidad es otra de las características más acusadas de la contabilidad online. La nube permite las actualizaciones y la colaboración en tiempo real. Es posible que varios usuarios accedan y trabajen simultáneamente en la contabilidad. El tiempo de respuesta es inmediato. De igual modo, las actualizaciones pueden ser automáticas y poder contar así con las últimas versiones y con los errores corregidos de forma inmediata. 

• Reducción de costes: alojar el sistema contable en la nube facilita la reducción de los costes de infraestructura, tanto en mantenimiento como en actualización. Mantener servidores locales supone una inversión más onerosa. 

• Seguridad y confidencialidad: la contabilidad maneja datos sensibles, tanto los propios de la pyme como la de terceros. La nube facilita la implementación de medidas de seguridad avanzada, como encriptación de datos, copias de seguridad y protocolos de acceso seguro. Los datos quedan a salvo de posibles intromisiones físicas ante robos y resulta más sencillo que cumplan los requisitos legales sobre confidencialidad. 

• Escalabilidad y convergencia con otras soluciones informáticas: la nube permite hacer compatible los programas de contabilidad con otras soluciones online para la gestión empresarial. La integración con otras aplicaciones hace más eficiente los procesos productivos y de gestión. Además, la contabilidad en la nube permite escalar fácilmente los recursos según las necesidades de la pyme.