Decálogo para hacer más eficientes tus reuniones y rentabilizar tu empresa

Editor_Movistar
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De media un trabajador suele asistir entre 2 a 4 reuniones al día, según la complejidad del perfil. Una reunión mal planificada acaba perjudicando el desempeño de la plantilla, pues si de media las reuniones duran 50 minutos, estamos hablando de entre 1,40 h y 3,20h de tiempo invertido en reuniones. Pero, ¿son las reuniones eficientes? Diversos estudios confirman que el 39% de las personas asistentes a la reunión, admiten desconectar en la misma. ¿Con qué frecuencia la gente de tu equipo echa un vistazo a su teléfono móvil o se entretiene con otra tarea?.

 

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Si en algún momento te has visto involucrado en esta situación con gente de tu equipo, tranquilidad!! Hay formas sencillas de hacer las reuniones más productivas e interesantes, como te contamos a continuación:

 

1.- Reduce el número de personas que asiste a la reunión.

 

Muchas veces nos encontramos mucha asistencia a la reunión, pero sin embargo, sólo se manifiestan unos pocos. ¿Han acudido las personas adecuadas a la reunión? Convoca a las personas necesarias y que puedan aportar valor, con independencia de su cargo. La multitud es totalmente contraproducente.

 

2.- Planifica la reunión con tiempo y solicita puntualidad.

 

Una reunión bien planificada supone que las personas involucradas sean conscientes del tema a tratar y puedan ir adelantando tareas e ideas. 

 

Por supuesto, si empezamos y terminamos con puntualidad, respetamos el tiempo de cada participante y hacemos valer su contribución. 

 

3.- Reduce a la mitad la duración de la reunión.

 

¿Cuánto tiempo suelen durar tus reuniones? Si hemos comentado que la media son 50 minutos, planifica la mitad de ese tiempo para que sea eficaz y luego puedas centrarte en decisiones y acciones.

 

4.- Capta la atención al comienzo.

 

Un buen comienzo marca la diferencia. Hacer una apertura con los objetivos de la reunión mediante una estadística interesante, comentar un testimonio de un cliente o contar una historia fascinante puede ser un buen punto de partida.

 

5.- Empieza con un resumen.

 

Puedes lanzar a tu público la siguiente pregunta: ¿de qué trata esta reunión? y que respondan máximo en 5 palabras. Con esta simple cuestión, centraras el asunto y validarás que está la gente correcta.

 

6.- Sé riguroso con el programa.

 

En la convocatoria de reunión, añade los puntos clave a tratar que minuciosamente seguirás en orden en la misma. Después de que hayas terminado con el último punto, si ha sobrado tiempo, puedes dar por terminada la reunión para liberar a tu equipo.

 

7.- Incorpora imágenes.

 

Añadir dibujos, imágenes, mapas conceptuales estimula una nueva parte del cerebro y pone en marcha las habilidades de soluciones creativas que pueden ayudar a resolver los problemas planteados. Además hay mucha gente visual, que se le hará más fácil hacer el seguimiento.

 

8.- Prohíbe el uso de dispositivos.

 

Eliminar toda fuente de distracciones, como pueden ser los portátiles y los teléfonos móviles hará que los presentes en la reunión estén más involucrados y participativos. Fomentar el uso de libretas para tomar notas o nombrar a un responsable para que elabore un acta, puede agilizar las cosas.

 

9.- Asigna responsables.

 

Si una tarea no tiene responsable, dudo que llegue a finalizarse correctamente. Es importante asociar a la persona adecuada la tarea específicada.

 

10.- Delimita tareas y fechas.

 

Termina tu reunión con esta sencilla pregunta: ¿quién hará qué y para cuándo?. Y no des por finalizada la misma hasta que este punto no este claro. De esto dependerá el éxito de la reunión. 

 

Esperemos que estos consejos te ayuden en tu día a día.

 

Hasta pronto, 

Cristina.