La velocidad de crecimiento de la digitalización continua imparable y es por ello que tu PYME no se puede quedar atrás, ya que eso supondría abocarla al fracaso. En nuestro post pretendemos darte las claves para digitalizar tu empresa y darle a esta un empujón hacia el futuro.
A estas alturas no te vamos a descubrir nada nuevo explicándote la importancia de que la era de la digitalización entre en tu PYME. Es algo indudable que, la era digital, ha tomado las riendas de nuestras empresas y de nuestras vidas. Smartphones, Facebook, Whatsapp,… aplicaciones y dispositivos que hace diez años no existían, hoy nos resultan indispensables porque nos ahorran tiempo, dinero y minimizan los índices de error.
Las cinco claves para sentar las bases de la digitalización en tu empresa son:
- 1. Diseñar un plan de acción. Tener una visión clara de que se pretende conseguir:
Para abordar la etapa inicial de digitalización es muy importante saber que pretendemos conseguir con este cambio y conocer perfectamente a nuestro público objetivo. Es evidente que hay que subirse al carro de la digitalización, pero no a toda costa, ni a cualquier precio.
Para empezar sería altamente recomendable encontrar aquellos procesos de tu empresa, en los que se vean claros márgenes de mejora en cuanto a lo que en eficacia y ahorro se refiere, para así, diseñar un plan con herramientas digitales que te ayude a dar un salto de calidad con esas tareas.
No hace falta, ni es recomendable, cambiar toda la estructura de trabajo de tu empresa, de la noche a la mañana. Introduce cambios, medidos y controlados, para que el cambio se adapte de una forma natural a la empresa, minimizándose de esta forma cualquier incidencia que pudiera surgir.
- 2. Medir y evolucionar:
La digitalización es un proceso en constante evolución. No puedes pensar que lo que has implantado hoy va a ser eficiente la semana que viene, porque las propias herramientas digitales evolucionan de un día para otro. Imagínate como era Whatsapp hace un par de años y como es hoy o piensa en la evolución que han vivido los smartphones y llegarás a esta misma conclusión.
La digitalización imprime la necesidad de medir constantemente la eficiencia y los costes de los procesos, para tener en todo momento una visión sobre qué cosas están funcionando y cuáles no. De esta manera podrás evolucionar y actualizar, constantemente, tus procesos, para mantener los resultados de tu empresa en los mejores ratios posibles.
- 3. Reservar fondos:
La realización de un cambio de esta envergadura siempre lleva unos costes asociados, por lo que tener preparado un caso de negocio con el desembolso que se pretende acometer te ayudará a no incurrir en gastos innecesarios o inasumibles y, saber en todo momento, en que proceso determinado se está empleando el dinero.
No es necesario empezar con un gran desembolso y cambiar todo el primer día. Como ya te indicábamos en el punto anterior: mide y evoluciona, invierte en la digitalización de las partes de tu empresa que consideres oportunas y, cuando midas que los procesos están dando los frutos esperados, evoluciona e invierte en otros sectores de tu empresa, nuevos proyectos,… A la vez que estás recogiendo conocimiento de las acciones que están funcionando y las que no. De esta manera, irás afinando cada vez más el tiro y podrás hacer más cosas por menos dinero.
- 4. Cambio de mentalidad:
Tanto si tu empresa proviene de vivir en un entorno analógico, como si ya hace un pequeño uso de las tecnologías, apostar por la digitalización conlleva un cambio de mentalidad importante tanto a nivel directivo, como a nivel empleado. Este cambio hará que tareas que se han hecho siempre de determinada forma, cambien completamente o, incluso, desaparezcan al surgir nuevas necesidades.
Para afrontar este cambio es tremendamente importante que exista una exposición previa en la que, desde la dirección, se explique a los empleados en que van a consistir los cambios provenientes de la digitalización. Esto facilitará el cambio de mentalidad en tus empleados y hará que esta transformación sea adoptada de una forma receptiva.
- 5. Formación sobre las nuevas herramientas:
Un gran cambio se acomete mejor si todos los miembros de la empresa están involucrados en él y lo pueden afrontar sin miedos. Para conseguir esto, es muy importante que tus empleados estén perfectamente informados sobre las herramientas y nuevos procesos a los que se van a enfrentar. Al ser instrumentos que van a usar constantemente en su día a día, la falta de conocimiento puede llevar a una cadena de estrés y angustia que hará que la eficiencia que estás ganando con los procesos digitales, lo pierdas con empleados que, a falta de una correcta formación, se ven desbordados en sus nuevas circunstancias.
Forma a tus empleados en todas las competencias y herramientas que vas a poner bajo su control antes de que empiecen a usarlas. De esta manera, el día que se implemente el cambio, podrán hacerle frente de una manera eficiente y segura.
