Utilidades de Excel para la gestión de la cadena de suministro de una Pyme

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Excel se ha convertido en el estándar profesional en las Pymes para casi cualquier tarea que requiera la administración de grandes cantidades de datos.

Las plantillas de Excel son un elemento fundamental a la hora de administrar una Pyme, ya que sus hojas de cálculo permiten organizar todos los datos y las funciones de Excel permiten automatizar cálculos y procesos de gestión.

Muchas pymes trabajan con pedidos "just in time" (sin stock), por lo que cuando sucede algún imprevisto con las entregas, esto puede causar verdaderos desastres si no se gestiona adecuadamente.

¿Cómo configurar Excel para la gestión de la cadena de suministro?

Excel es una herramienta muy poderosa y tiene la capacidad de almacenar y procesar grandes cantidades de datos, lo que la hace perfecta para guardar registros de la cadena de suministro.

Una hoja de cálculo de gestión de la cadena de suministro para una pyme podría tener las siguientes columnas:

• Nombre del proveedor
• Dirección
• Correo electrónico
• Teléfono
• Producto
• Cantidad
• Precio
• Fecha de pedido
• Fecha prevista
• Fecha de entrega

Estos datos permiten realizar un seguimiento de los pedidos y de los precios entre diferentes proveedores. También permite verificar las fechas de entrega y hacer un seguimiento.

¿Cómo Excel simplifica la gestión de la cadena de suministro?

Ampliación de la hoja de cálculo de la cadena de suministro

Una hoja de cálculo ampliada te ayudará a diferenciar qué productos son urgentes y cuáles no.

También ayuda a comparar las calificaciones y los costos de diferentes proveedores. Por ejemplo, podrías tener una lista de productos con detalles del precio de los distintos proveedores, plazos de entrega, etc.

Si el pedido del producto no es urgente, puedes  centrarte más en el precio y elegir el proveedor con el precio más bajo, siempre que el plazo de entrega sea razonable. Si el pedido del producto es urgente, hay que centrarse en el proveedor con el plazo de entrega más corto y considerar el precio como algo secundario.

Toda esta información es necesaria para tomar decisiones de compra cruciales en el negocio y Excel permite gestionarla de forma sencilla y acorde a las nuevas necesidades empresariales.

Uso de Excel para el control de stock

Hacer un seguimiento de existencias es básico en la gestión de la cadena de suministro, ya que garantiza que todos los productos críticos estén en stock o se repongan si se están agotando.

Además, permite identificar productos de movimiento lento para reducir las cantidades en el siguiente pedido de existencias o evitar su reposición hasta que se venda el stock de ese producto.

Excel te ayuda a este seguimiento de existencias, ya que puedes tener una pestaña de control con los nombres, la cantidad, el precio y la fecha de entrada/salida de los artículos. Y cada vez que reabastezcas o vendas, puedes actualizar la pestaña de control. Esto permite un control más fácil de las existencias, sin necesidad de verificaciones físicas ni registros manuales.

Uso de Excel para pronosticar tendencias

En la gestión de la cadena de suministro, la previsión es importante porque ayuda a saber qué productos reabastecer y cuándo. Esto te ayudará a invertir en aquellos productos que los consumidores demandan, y que puedes calcular en función de sus comportamientos de compra y las tendencias del mercado.

La función de pronóstico que está disponible en Excel es una excelente manera de registrar y analizar los datos para respaldar tus decisiones de planificación y compra.

Uso de Excel para consultar bases de datos

Las hojas de cálculo de Excel pueden conectarse a muchas bases de datos, programas y sistemas para permitir a los gestores de las cadenas de suministro actualizar su base de datos y ejecutar consultas.

Esto les permite producir informes personalizados para requisitos específicos, como los mejores proveedores o proveedores con el menor tiempo de entrega. 

Uso de Excel para crear gráficos para informes

Los responsables de las cadenas de suministro tienen que crear informes y presentarlos en un panel de control que sea fácil de entender.

Excel permite la creación de gráficos y tablas para presentar datos en porcentajes, decimales, fracciones o números. 

No hay que olvidar que la mayoría de las pymes dependen, en gran medida, de sus proveedores para mantener su negocio funcionando y esto hace que la gestión de la cadena de suministro sea una función empresarial crítica, y para ello necesitan contar con  herramientas que les faciliten esta labor. 

¡Hasta pronto!