Cuando hablamos de transformación digital, nos referimos a un proceso de cambio que se facilita a través de la tecnología pero va más allá de ella. Un cambio cultural, que nos ayuda a hacer evolucionar nuestro negocio. Este proceso es más sencillo cuando se traza una ruta, como ya os hemos contado anteriormente, Digital 1st nos ayuda a trazar este camino y a llevarlo a cabo. ¿Qué debemos tener en cuenta para ello?
Lo primero es ser conscientes de la necesidad de diferenciarnos del resto, la competencia ya conoce las nuevas exigencias del cliente digital, no podemos quedarnos rezagados.
Lo segundo será utilizar la tecnología para mejorar la productividad de nuestro negocio: buscar nuevas formas de trabajo que nos ayuden a trabajar de forma digital.
La productividad se traduce en…
Si buscamos el término ‘productividad’ en el diccionario, entre todas las definiciones posibles encontraríamos la siguiente: ‘capacidad de producción por unidad de trabajo’.
En el momento en el que esta ‘unidad de trabajo’ sobre la que se quiere aumentar la producción somos nosotros mismos, la definición deja de ser un conjunto de palabras en el aire, aplica directamente a nuestro día a día laboral. ¿Se traduce esto en mayor tiempo en la oficina / tienda / comercio? Nada más lejos de la realidad.
Cuando la tecnología esta de nuestro lado, el aumentar la productividad en el negocio no implica necesariamente trabajar más tiempo, sino hacerlo de una forma diferente.
…trabajar de modo diferente
Es necesario ser capaces de atender a nuestros clientes y proveedores desde donde estemos, esto implica que el puesto de trabajo (lugar desde el que desempeñamos nuestros quehaceres laborales) no tiene por qué estar anclado a una mesa, debe ser capaz de desplazarse con nosotros a lo largo de nuestra jornada laboral allí donde nos encontremos.
Además, es preciso dar con las herramientas que nos ayuden a agilizar los procesos internos: digitalizar los trámites facilitará la búsqueda documental, el archivado y nos ayudará a reducir costes de impresión.
¿Cómo crear un puesto de trabajo adaptado a nuestro negocio?
1.- El primer paso será identificar nuestras necesidades y las de nuestros empleados.
Disponer de un equipamiento adecuado (Pc sobremesa, portátil, tablet) mantenido y gestionado es fundamental. Servicios como Workplace in a box donde podemos tener soporte remoto, presencial o un equipo de sustitución según la necesidad en cada momento marcan una diferencia importante en nuestro día a día.
2.- El segundo, será dar con las herramientas tecnológicas que nos permitan trabajar desde cualquier lugar.
Generalmente, la conectividad móvil y Office 365 nos permitirán gestionar nuestro correo, acceder y editar documentos así como mantener reuniones en remoto desde cualquier dispositivo. La ubicación deja de ser aquí un factor crítico para seguir con normalidad nuestra actividad laboral, esto repercutirá positivamente en nuestro día a día.
¿Y si, además, no estamos solos? La tendencia al trabajo colaborativo es cada vez mayor. Los proyectos de las empresas no son fruto del trabajo de una persona sino de la unión de los esfuerzos de un grupo de trabajo. Para que los grupos funcionen es imprescindible disponer de las herramientas necesarias que permitan la correcta comunicación entre sus integrantes. Y, estas herramientas, ¿podrían ser las mismas que las usadas para trabajar en remoto? La respuesta es sí, con Office 365 además de trabajar estemos donde estemos, también podremos hacerlo con quien necesitemos usando solamente un dispositivo con conexión a Internet.
Esto nos exige un cambio de hábitos en nuestro trabajo: casi todo podemos hacerlo aquí y ahora. Hemos de desterrar el ‘ya lo miraré luego’ y sustituirlo por un ‘lo miramos ahora, veo que Juan está disponible, le llamo y lo vemos los tres’.
La inmediatez que nos proporciona el estar siempre conectados es ya un modo de vida para el cliente, debe serlo también para nuestro negocio.
3.- El tercero será dar con las herramientas tecnológicas que faciliten la gestión interna en nuestro negocio.
Como decíamos, digitalizarse no es solo una cuestión externa. De nada sirve comprarse una televisión ultra HD, con pantalla de retina y que reproduzca 3D si no somos capaces de sintonizar los canales. Es necesario también digitalizar la gestión interna del negocio.
Soluciones como Firma Digital ayudan a agilizar los trámites en las empresas y simplifican la gestión documental. Este servicio en concreto permite firmar documentos desde dispositivos móviles con total validez legal y es posible sincronizarlo con el archivo en la nube del negocio para que quede automáticamente guardado en el momento de la firma.
¿Es esto suficiente?
La realidad es que la transformación es un proceso en constante evolución, el siguiente estadio de todo esto sería la accesibilidad: hacer que el negocio esté siempre disponible para tus clientes. Pero esto te lo contamos en la siguiente entrega de #EligeDigital1st.
