7 tips para mejorar tu productividad personal

Isabel_Telefonica Empresas
Editor_Movistar
1.990 Visitas

Hemos comentado en otras ocasiones lo crucial que es la planificación, para lograr objetivos en el ámbito empresarial.  En esta ocasión vamos a centrarnos en el individuo y no en la organización, o sea en ti, tanto en tu faceta personal como profesional.

 

Debemos entender la mejora de la productividad personal como un método o camino para mejorar nuestra calidad de vida racionalizando el tiempo y optimizando el esfuerzo que dedicamos a cada tarea. Así, la productividad personal debe considerarse un factor cualitativo y no cuantitativo.

 

 

Planifica cada día y cada semana

 

Al final del día y de la semana debes dedicar tiempo a hacer balance y a planificar el día o la semana siguiente priorizando las tareas que sean un must e incluyendo en la planificación  la franja temporal en que vas a realizarlas.

 

Tendrás que planificar otras tareas pendientes. Si tienes muchas tareas urgentes no les marques horario y realízalas en los espacios de tiempo entre las tareas imperativas. Nuestro consejo es que cuando estés acometiendo esas tareas críticas o imperativas,  seáis solo tu y la tarea y sin distracciones (móvil, correo, conversaciones personales con los compañeros) para potenciar al máximo tu concentración.

 

Ten en cuenta que durante el día surgirán imprevistos, para los que tendrás que reservar tiempo según tu experiencia.

 

 

Si no aporta valor no lo hagas 

 

¿Qué impacto tiene esa tarea recurrente, tediosa e intensiva en tiempo en la cuenta de resultados de tu empresa? ¿O en tu calidad de vida o la de los tuyos? A veces por apego, otras porque no nos hemos parado a analizar la utilidad de lo que hacemos, llevamos a cabo tareas que no son rentables.

 

Hay alternativas a dejar de hacer esa tarea. La primera sería revisar el enfoque de esas actividades de forma que el resultado mejore, o lo que es lo mismo, que se incremente su valor. Y la segunda limitar el tiempo empleado en crear ese valor.

 

 

productividad.png

 

 

Define una franja horaria para atender el  mail y el teléfono

 

Leer todos los mails nada más comenzar la jornada te condicionará el resto del día. La clave está en desarrollar la habilidad para dejar lo “urgente” aparcado y gestionarlo cuando esté resuelto lo “importante”.

 

Te aconsejamos que programes un porcentaje de tu jornada para gestionar el mail y las llamadas telefónicas (no es lo mismo no contestar en el momento que no devolver una llamada), que podría ser, por ejemplo, antes de la pausa del almuerzo  y al final de la jornada  y así  planificar el día siguiente.

 

¿En serio tienes que estar permanentemente conectado?

 

Haz un uso racional de la tecnología. Para conseguir aumentar la concentración es absolutamente necesario eliminar las notificaciones y minimizar las interrupciones. Cierto, hay cierto tipo de interrupciones más difíciles de suprimir como las  peticiones continuas de tu jefe o las consultas de tus compañeros.

 

Sin embargo, sí hay cosas que podrás hacer: tener el móvil en silencio y sin notificaciones personales y  eliminar de tu ordenador cualquier programa, aplicación o notificación push (mails en bandeja de entrada, contactos conectados en aplicaciones de mensajería, noticias de última hora, etc.) Pocas cosas son tan urgentes como para no poder esperar.

 

 

Planifica las reuniones

 

Procura reunirte sólo si de verdad es necesario y habiendo hecho los "deberes". Las reuniones internas deben ser breves y concisas.

 

En cuanto a reuniones con clientes y proveedores, recomendamos que no se exceda en ningún caso los 60 minutos, ya que la atención de los asistentes se verá afectada: prepáralas con antelación e intenta no desviarte de los puntos a tratar.

 

 

Un cosa a cada tiempo

 

Es muy habitual, tanto en el mundo profesional como personal que empecemos algo,  lo dejemos a medias para hacer otra cosa y repetir este proceso, que redunda en baja productividad y en estrés: no se logran niveles altos de concentración en ninguna tarea; si no estamos al 100%, necesitamos más tiempo para lograr nuestras metas.

 

Focalizar y dedicar atención plena, nos hace más eficientes, empleamos menos tiempo y  cuidamos más los detalles produciendo mejores resultados y generando más tiempo para atender nuestra área personal  y nuestro tiempo de ocio.

 

 productividad2.png

 

 

Gestiona también tu área personal

 

Cuando planifiques tu día, tu semana, mes o trimestre  también debes planificar eventos y tareas pertenecientes a tus metas y necesidades personales.

 

Una gestión adecuada de tu salud y bienestar redundará en una mejora de tu productividad. Es necesario practicar ejercicio con regularidad, y en general desconectar en algún momento de la jornada (un café, comer con calma, dar un paseo, etc.) y al final de la misma. Dedica tiempo a planificar tus citas con profesionales de la salud (médicos, odontólogos, fisioterapeutas…) y para marcarte rutinas como caminar, nadar o montar en bicicleta y también a planificar una dieta equilibrada.

 

Pasar tiempo de calidad con familia y amigos mejora tu equilibrio emocional y mantiene el estrés a raya. 

 

 

Por último, no debes descuidar tu crecimiento personal. Piensa en aquello que te hace mejorar, como cursos, talleres, lecturas  e intenta ponerlo en práctica y aplicarlo a tu día a día. Ponte pequeñas metas o retos que te hagan ponerte a prueba y superarte a ti mismo; rompe barreras como hablar en público,  que una vez superadas, aumenten la confianza en ti mismo.

 

Seguro que si pones estos consejos en práctica, mejorará tu calidad de vida y serás más feliz!

 

Hasta pronto!

 

Isabel