¿Qué hacer para que el correo electrónico no estropee tus vacaciones?

[Mar_Telefonica Empresas]

¿Eres de los que consigues no abrir ni un solo correo electrónico durante las vacaciones o eres de los que piensas que es mejor estar al día con el correo mientras estás de vacaciones porque no merece la pena el caos que supone encontrarse con cientos de mensajes no leídos a la vuelta?

Cuando los smartphones no estaban tan extendidos, desconectarse en vacaciones era mucho más fácil, pero ahora que para acceder al trabajo sólo tienes que abrir el teléfono, las vacaciones se complican.

¿Cómo gestionar el correo en vacaciones?

La tecnología ha facilitado el acceso al teletrabajo en cualquier lugar y en cualquier momento, por eso la mejor manera de gestionar el correo mientras estás de vacaciones es un híbrido entre estar conectado mínimamente y desconectado el máximo posible.

Y como para algunas personas, revisar el correo electrónico puede proporcionar una sensación de tranquilidad al comprobar que todo está bien, te contamos algunas recomendaciones para gestionar el correo mientras estás de vacaciones y a la vez seguir disfrutando de tu descanso:

• Administra expectativas con la notificación de “fuera de la oficina”
• Establece criterios antes de irte
• Dedica un tiempo acotado al correo electrónico y después desconéctate
• Revisa tu correo, pero no contestes
• Usa aplicaciones de administración de tareas
• Delega

Administra el correo electrónico con la respuesta automática “fuera de la oficina o vacaciones”

La mayoría de las personas configuramos un mensaje de “fuera de la oficina” (de respuesta automática). Esto está bien, pero si queremos minimizar el impacto del correo en nuestras vacaciones, es importante que el mensaje incluya información tipo:

• Incluye el nombre de una persona de contacto en tu ausencia. Da su nombre y número de teléfono en el caso de asuntos urgentes.
• Límites claros. Tanto si vas a revisar el correo varias veces al día o vas a estar totalmente desconectado, hay que decirlo; así estarás administrando las expectativas de los que te han enviado correos que no leerás mientras estés fuera.

• La fecha de tu regreso para que las personas puedan saber cuándo esperar una respuesta o cuándo hacer un seguimiento.

Establece criterios en la configuración del correo

• Puedes llevar a cabo acciones preventivas. No limitarte a configurar tu notificación de “fuera de la oficina” con un mensaje de "fuera por vacaciones" e inmediatamente desaparecer por vacaciones. Antes de irte, comunica a las personas impacientes e importantes que estarás fuera, y proporcionales la información de contacto de alguien que pueda sustituirte.
• Configura filtros para que tu bandeja de entrada sea menos agobiante cuando regreses. Por ejemplo, todos los boletines de noticias pueden ir en una sola carpeta, los correos electrónicos de las subscripciones a los que estás conectado pueden ir en su propia carpeta, etc.
• Date un “día de vacaciones virtual”. En tu notificación de “fuera de la oficina”, añade un día adicional para que a tu regreso tengas tiempo para responder a todos los correos.

Revisa tu correo, pero no contestes

Si eres de los que necesita revisar el correo electrónico en vacaciones, intenta NO responder a ningún mensaje, porque si las personas ven que estás conectado, te enviarán MÁS mensajes y esperarán respuestas inmediatas.

Si quieres responder el mensaje hazlo, pero no lo envíes, puedes configurar Microsoft Outlook para que reciba mensajes del servidor pero que no envíe ningún mensaje.

Dedica un tiempo acotado al correo electrónico y después desconéctate

Establece un horario todos los días para atender los correos y después desconéctate. No podrás responder todos los mensajes, así que no lo intentes. Puedes dedicar ese tiempo para ordenar, responder, delegar o simplemente categorizar los correos  en la carpeta correcta para gestionarlos a tu regreso.

Usa aplicaciones de administración de tareas

Existen aplicaciones, como Google Inbox, que identifica los correos electrónicos importantes y los presenta diferenciados. También puedes utilizar aplicaciones de administración de tareas, que permitirán a tu equipo publicar actualizaciones de proyectos, asignar tareas y realizar solicitudes en un solo lugar, eliminando así la necesidad de docenas de correos electrónicos.

Delega: configura el correo durante tus vacaciones

Si no es posible dejar de contestar todos los correos electrónicos, plantéate asignar a alguien para que conteste todos los mensajes mientras estás fuera. Puedes configurar el correo para que otra persona pueda responder los mensajes en tu nombre. Puedes revisar las respuestas enviadas a tu regreso y hacer un seguimiento cuando sea necesario.

Y si ya has vuelto de tus vacaciones, y estás hasta arriba de correos, no te preocupes porque puedes seguir estas recomendaciones en las próximas vacaciones.

¡Hasta Pronto!