Si tuviéramos que definir el brainstorming con una palabra, ésa sería sencillez. Tanto, su planificación como su ejecución tienen que ser sencillas, destacando el papel del moderador o líder de la discusión. Éste marcará la diferencia a la hora de motivar la creación de ideas, fomentando la interacción de los partícipes según una ronda abierta, mixta y dinámica, en la que cada idea es registrada y anotada por el moderador.
Ahora vamos a comentar las claves a tener en cuenta durante las tres fases del brainstorming, para hacerlo lo más efectivo.
Primera etapa: previo a la sesión de brainstorming
El moderador debe preparar la sesión de brainstorming en función del grupo del que se trate, siendo los siguientes puntos fundamentales.
- Número de participantes que proporcionan ideas. Un grupo muy grande puede hacer peligrar el flujo de ideas (los participantes pueden sentirse cohibidos) y los grupos muy pequeños pueden traducirse en poca cantidad de ideas. Es importante mantener un equilibrio y establecer un tamaño de grupo de 5 o 6 personas y si son más, hacer grupos diferentes.
- Composición del grupo. Se debe tener en consideración los carácteres, género, jerarquías, nacionalidades, lenguas, experiencia laboral... El moderador tiene que buscar el equilibrio de las distintas personalidades y aumentar la participación de los perfiles más tímidos. Otro factor a tener en cuenta es la jerarquía y en la medida de lo posible es preferible igualar los rangos, así como tener en cuenta que las personas expertas en un entorno de trabajo tomarán el timón rápidamente, mientras que los inexpertos quedarían fuera del panorama. Pero precisamente aquellas personas cuya experiencia técnica aún no es tan pronunciada son las que suelen presentar ideas más frescas, inusuales e innovadoras, haciendo al brainstorming más valioso.
- Barreras lingüísticas. El inglés suele ser la primera opción. Sin embargo, también tiene sentido dejar que cada participante contribuya con ideas en su idioma materno para que se expresen de la manera menos contaminada posible, y más tarde, durante la evaluación de las ideas puedan traducirse en común.
- Líderes de opinión dentro del grupo. Aunque un participante motivado es de gran ayuda en la lluvia de ideas, demasiados discursos procedentes de una sola persona pueden desmotivar a otros participantes o simplemente privarlos de la oportunidad de hablar. Si identificas a esta persona, es recomendable realizar una entrevista individual con ella antes de la sesión. Moderar hábilmente aumenta la posibilidad de involucrar más al resto de participantes. Cuanto más sepas sobre el grupo y sus líderes de opinión, más fácil te resultará.
- Tipo de moderación que vas a realizar. Cuanto más neutra sea la moderación menos contaminado será el proceso. Presenta el problema de manera concisa y clara, sin entrar en demasiados detalles, de lo contrario, puedes influir inconscientemente en la ronda de ideas.
- Marco de condiciones claro. Establecer el tiempo, modo de lanzamiento de ideas, (por ejemplo, al aire sin necesidad de levantar la mano antes de hablar, etc.) y las reglas que rijan el proceso (cantidad antes que calidad, prohibición de crítica y comentarios sobre otros temas, dejar que otros hablen, haz contribuciones cortas y directas siempre que sea posible, básate en sloganes, etc.) , así como comunicarlo antes de iniciar el brainstorming a todos los participantes es clave para su éxito.
- Cuestión a la que buscar respuesta creativa. Establecer está tarea o cuestión, dejándola clara a todo el grupo es vital para que las ideas estén orientadas a la consecución del objetivo final.
Segunda etapa: desarrollo del brainstorming
Muchas sesiones de brainstorming fracasan, pues desarrollan su propia dinámica de una forma descontrolada sin establecer el correcto flujo de ideas. Esto sucede porque, a menudo, el grupo se queda atascado con una idea determinada y la desarrolla, a pesar de que la lluvia de ideas debe basarse más en la recolección que en el desarrollo. Otras veces el grupo se estanca, lo que puede deberse a varios factores. Es aquí donde el moderador desempeña un papel crucial, ya que debe dirigir la sesión en la dirección deseada y saber dar los impulsos apropiados.
Para evitar que esto suceda, a continuación os facilitamos una serie de consideraciones:
- Felicita las nuevas ideas en el momento apropiado, sin evaluarlas. Los pequeños mecanismos de recompensa a menudo activan la creatividad y relajan la atmósfera. De esta forma, los participantes se sienten más dispuestos a compartir sus ideas.
- Dírigete a aquellas personas que aún no han tomado la palabra. Con frecuencia basta con pronunciar el nombre de la persona en cuestión para que esta se atreva a compartir la idea que aún no ha expresado. Sin embargo, si esta persona no tiene ninguna idea aún, no puedes forzarla. Asegúrate de que los participantes que no pueden aportar ideas no se sientan culpables.
- Referencia nuevas ideas a otras que ya han sido formulada. Pregunta brevemente si puede ser modificada.
- Realiza un descanso cuando la actividad se ha parado. Como moderador se aconseja que abandones la sala por un momento, eliminando así cualquier tensión posible en el grupo. Cuando la sesión comience de nuevo, los participantes ya habrán repuesto su energía o, en el mejor de los casos, habrán tenido una idea que podrán compartir con el grupo.
- Anota las ideas en una pizarra para que todos los participantes puedan ver el progreso. El mero hecho de que las ideas se anoten tiene, a menudo, un efecto motivador. En caso de que no tengas buena letra, haz un esfuerzo por escribir de forma legible y si no puedes, encarga esta tarea a otro miembro del equipo.
- No subestimes el contexto en el que tiene lugar la sesión. Un ambiente tranquilo, sin estructura jerárquica es el mejor medio para favorecer ideas. En muchos casos también puede ser útil abandonar el lugar de trabajo para realizar la sesión de brainstorming. Llevar al grupo a un parque cercano puede dar rienda suelta a la creatividad y hacer que tus empleados piensen outof the box, poner mesas redondas para favorecer la interacción. En el caso de un grupo pequeño, una caminata puede ser muy valioso, sin olvidar que hay que anotar o grabar las ideas que van surgiendo en movimiento, por ejemplo, en un bloc de notas o en un dispositivo de grabación.
Tercera etapa: evaluación de los resultados
Culminada la fase de desarrollo de ideas, llega el momento de filtrar y discutir de forma objetiva qué resultados son realmente útiles, aplicando una lógica para evaluar la utilidad de las ideas que han sido recopiladas, sin excluir a quiénes han participado en la sesión de brainstorming.
Para la evaluación de los resultados, se debe abrir una ronda de discusión en la que las ideas se van a ir excluyendo gradualmente. El moderador puede dirigir la discusión e ir eliminando ideas por medio de una votación hasta que se determine una ganadora. Es clave absorber la energía liberada en la sesión e involucrar a todos los participantes para hacer una evaluación conjunta de las ideas, y en la que quizás las personas que lanzaron ideas, pueden haber meditado sobre la primera idea y aportar ahora una más valiosa, al explicar su origen y el por qué de la idea.
En este procedimiento de exclusión, el estilo de discusión es argumentativo y comparativo, que aporta una sana competencia, en la que las ideas menos convincentes se van eliminando poco a poco hasta que queda una, que será la que más tarde se pondrá en práctica, algo emocionante en la que cada idea tiene la oportunidad de ganar, sin importar el rango o estatus de su promotor.
Esperamos que con este post, generéis muchas ideas valiosas para poner en marcha con éxito en tu empresa.
Hasta pronto
