Cómo influye la gestión del tiempo en la productividad de tu empresa

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En los negocios, una gestión eficiente del tiempo se traduce en buenos resultados, ya que permite al trabajador realizar el mayor número de tareas en el menor tiempo posible. Tras finalizar la jornada, el balance del tiempo empleado puede ser positivo (se ha aprovechado cada minuto y alcanzado los objetivos propuestos, quedando además huecos para descansar entre horas) o bien negativo (los objetivos no se han alcanzado, pese a tener la impresión de que se ha aprovechado cada minuto).

Factores negativos que influyen en la gestión del tiempo

En este escenario, juegan un papel muy importante los llamados ladrones de tiempo que son los culpables de que el trabajador sea incapaz de abarcar múltiples tareas, son los factores negativos que impiden aprovechar el tiempo. 

Por ello, es lógico pensar que una agenda laboral mal gestionada incidirá negativamente en el rendimiento de la plantilla, alejándola de su potencial real.

Enumeramos algunos ejemplos de ladrones de tiempo en el entorno organizativo de la empresa:

• Planificación deficiente de objetivos. Actividades y propuestas poco claras o incompletas, que afectan negativamente a la productividad de tu empresa.

• Reuniones para todo. Un empleado puede invertir hasta 15 horas de su jornada laboral en reuniones con poco impacto en su actividad diaria y en sus objetivos.

• Falta de delegación en el trabajo. La necesidad de una supervisión constante del trabajo realizado hace que se pierda mucho tiempo y se paralicen las tareas.

• Correo electrónico, whatsApp, chats corporativos, teléfono. Se estima que se consulta el mail una media de 20 veces en cada jornada laboral, y hasta una hora y media en responder mensajes entrantes. En cuanto a la mensajería instantánea, la consulta es continua.

• Interrupciones excesivas entre trabajadores para compartir información o plantear dudas.

• Organización. Para que la jornada sea lo más productiva posible, es conveniente planificar la actividad en función de la importancia y urgencia por días/semanas.

Ventajas para ser más productivo en mi empresa

El tiempo es oro, y tal como hemos visto, su mala gestión puede afectar a la productividad de la empresa. La correcta ejecución de tareas no sólo tiene un alto valor productivo, sino que también supone un ahorro en costes en la ocupación y distribución de la actividad, lo que también aporta más flexibilidad.

Sin embargo, al hablar de mejorar la gestión del tiempo, debemos hacer dos distinciones.

Gestión del tiempo de forma individual

El trabajador puede gestionar de manera individual su tiempo, con hábitos que reducirán de forma considerable la cantidad de "ladrones de tiempo" a los que debe hacer frente cada jornada.

Gestión del tiempo empresarial

Las propuestas en la gestión del tiempo por parte de la empresa van más en línea de cómo se pueden facilitar los procesos para alcanzar los objetivos de la jornada aumentando eficiencia en los trabajos y mejorando el rendimiento.

•  Priorizar tareas directamente relacionadas con los objetivos siempre es aconsejable. Es importante definir con los responsables las tareas a llevar a cabo, además de establecer plazos y la duración en la que se van a realizar las mismas, para ello, existen métodos muy conocidos para trabajar con metodología Agile que son muy recomendables. Del mismo modo, comunicar las líneas de actuación a seguir es altamente recomendable.

• La creación de procedimientos a partir de la experimentación permite detectar los procesos de trabajo que mejor encajan con la dimensión y las capacidades de la empresa. De esta forma, el proceso más adecuado se puede desplegar a las distintas áreas de la empresa.

• Delegación de responsabilidades. Con esa acción se concede a los empleados más flexibilidad para asumir otras tareas, junto con una mayor motivación y compromiso, conscientes de que asumen responsabilidades de importancia y relevancia. Esto, consecuentemente, aumenta la productividad.

• Establecer una adecuada estrategia de comunicación interna favorece la gestión del tiempo. Construir equipos capaces de distribuir la carga de trabajo, junto con herramientas de comunicación corporativa eficientes serán de gran ayuda. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que debe ser una estrategia para comunicar con sentido, en lugar de crear obstáculos y barreras que, como decíamos al principio del post, suelen presentarse en forma de reuniones y correos excesivos dentro de la agenda diaria.

Con estos consejos ya puedes gestionar óptimamente el tiempo en tu jornada laboral.

¡Incrementa la eficiencia y mejora la productividad!