¿Cómo influye la gestión del tiempo en la productividad de tu empresa?

Editor_Movistar
1.064 Visitas

Gestión Tiempos - Telefónica Empresas.jpg

 

Llega el primer cambio de hora de 2019. Como todos los años, cambiamos nuestros relojes para contabilizar horas, minutos y segundos. Porque, al controlar el tiempo, tenemos control sobre nuestra propia vida.

 

En los negocios, una gestión eficiente del tiempo se traduce en buenos resultados, al permitir al trabajador realizar el mayor número de tareas en el menor tiempo posible. Tras finalizar la jornada, el balance del tiempo empleado puede ser positivo (se ha aprovechado cada minuto y alcanzado los objetivos propuestos, quedando además huecos para descansar entre horas) o bien negativo (los objetivos no se han alcanzado, pese a tener la impresión de que se ha aprovechado cada minuto).

 

En el segundo escenario, los culpables de que el trabajador sea incapaz de abarcar múltiples tareas suelen ser los llamados ladrones de tiempo, factores negativos que nos impiden aprovechar el tiempo del que disponemos. 

 

Por ello, es lógico pensar que una agenda laboral mal gestionada incidirá negativamente en el rendimiento de la plantilla, alejándola de su potencial real. Algunos ejemplos de ladrones en el entorno organizativo de la empresa serían:

 

 

  • Planificación deficiente de objetivos. Actividades y propuestas poco claras o incompletas, que afectan negativamente a la productividad de tu empresa.

 

  • Falta de consciencia. Los responsables de la organización corporativa no se percatan de que existe un problema de gestión temporal.

 

  • Reuniones para todo. El trabajador medio puede llegar a invertir hasta 30 horas de su jornada en reuniones de poco impacto para ellos.

 

  • Falta de delegación en el trabajo. Es necesaria una supervisión constante del trabajo realizado.

 

  • Chat corporativo y correo electrónico. Se estima que el email es consultado una media de 20 veces cada jornada, y hasta 1 y hora y media en responder mensajes entrantes.

 

  • Interrupciones excesivas entre trabajadores para compartir información o plantear dudas, entre otros motivos.

 

Gestión tiempo-Comunidad Empresas.jpg

 

 

En busca de jornadas más productivas para mi empresa

 

El tiempo, como suelen decir, es oro, y tal como hemos visto, su mala gestión puede afectar a la productividad de la empresa. Y es que la correcta ejecución de tareas no sólo tiene un alto valor productivo, sino que también supone un ahorro en costes y en ocupación de actividades, lo que también concede más flexibilidad.

 

Sin embargo, al hablar de mejorar la gestión del tiempo, debemos hacer dos distinciones. El trabajador puede gestionar de manera individual su tiempo, con hábitos que reducirán de forma considerable la cantidad de "ladrones de tiempo" a los que debe hacer frente cada jornada. Sin embargo, nos centraremos más bien en propuestas de gestión corporativa, más en línea de cómo pueden facilitarse procesos para alcanzar los objetivos de la jornada. 

 

Priorizar las tareas directamente relacionadas con tus objetivos siempre es aconsejable. Definir con los responsables de cada departamento estas tareas, además de establecer plazos y la duración en la que se van a realizar las mismas, ayudará a la plantilla a llegar a tiempo en el tiempo establecido. Del mismo modo, comunicar las líneas de actuación a seguir es altamente recomendable.

 

La creación de procedimientos a partir de la experimentación permite detectar los procesos de trabajo que mejor encajan con la dimensión y las capacidades de la empresa. De esta forma, el proceso más adecuado puede desplegarse a toda la organización.

 

Previamente hablábamos de la delegación de responsabilidades, pero no del porqué. Lo cierto es que concede a la plantilla más flexibilidad para asumir otras tareas, junto con una mayor motivación y compromiso de los empleados, conscientes de que asumen responsabilidades de importancia para el bienestar de la compañía. Esto, consecuentemente, aumenta la productividad. Pueden delegarse tareas fuera de tu alcance, aquellas que consideras que tu equipo debe aprender o, simplemente, las que pueden tomar demasiado tiempo como para que una sola persona la lleve a cabo en el tiempo establecido.

 

Por último, una buena estrategia de comunicación interna ayudará en la gestión de tiempos. Construir equipos capaz de distribuir la carga de trabajo, junto con herramientas de comunicación corporativa eficientes serán de gran ayuda. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que debe ser una estrategia para comunicar con sentido, en lugar de crear obstáculos y barreras que, como decíamos antes, suelen presentarse en forma de reuniones y correos excesivos dentro de la agenda diaria. Por tanto, es necesario ejecutar un análisis previo cuyos resultados puedan tenerse en cuenta para diseñar este "filtro". 

 

 

Esperamos que estos consejos ayuden a cumplir plazos dentro de tu empresa, y a mejorar su productividad.